Datenschutzerklärung

Diese Seite ist auch als automatische Übersetzung verfügbar. Rechtlich verbindlich ist ausschließlich die italienische Fassung.

Envify S.r.l. (USt-IdNr. 17737451009), mit Sitz in Rom, 00128, Via Carmelo Maestrini 340, in der Person ihres gesetzlichen Vertreters pro tempore (nachfolgend auch die „Gesellschaft“, der „Anbieter“ oder „Envify“), als Verantwortlicher, achtet Ihre Privatsphäre und verpflichtet sich, Ihre personenbezogenen Daten zu schützen.

Diese Datenschutzerklärung (nachfolgend „Erklärung“) erläutert die Gründe sowie die Modalitäten der Erhebung, Verwaltung und des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den über die Website www.envify.ai angebotenen Diensten

Die Gesellschaft verpflichtet sich, Ihre Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (Verord. EU 2016/679), besser bekannt als „DSGVO“, und mit jedem sonstigen anwendbaren Datenschutzrecht zu verarbeiten. Insbesondere richtet sich die von Envify durchgeführte Verarbeitung personenbezogener Daten nach den Grundsätzen der Rechtmäßigkeit, der Verarbeitung nach Treu und Glauben, der Transparenz, der Zweck- und Speicherbegrenzung, der Datenminimierung, der Richtigkeit, der Integrität und der Vertraulichkeit.

Es besteht Einvernehmen darüber, dass in Bezug auf personenbezogene Daten, die der Kunde und/oder die Nutzer im Rahmen der normalen Nutzung des Dienstes eingeben, hochladen oder verarbeiten, der Kunde die Rolle des Verantwortlichen einnimmt, während Envify im Rahmen der technischen Tätigkeiten der Bereitstellung, Konfiguration, Wartung und Verwaltung des Dienstes als etwaiger Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO tätig ist, gemäß den Allgemeinen Vertragsbedingungen, sofern dies in der Bestellvereinbarung vorgesehen ist.

Der Anbieter nutzt die Daten und Inhalte des Kunden nicht für eigenständige, über die Erbringung des Dienstes hinausgehende Zwecke und handelt unter Beachtung der vom Kunden erteilten dokumentierten Weisungen, unbeschadet der Notwendigkeit, für den Betrieb des Dienstes auf dritte Technologieanbieter (wie etwa Cloud-Dienste und Anbieter von Sprachmodellen – LLM) zurückzugreifen, wie in dieser Erklärung und in den jeweiligen Richtlinien näher dargelegt.

1. ZWECK DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Diese Erklärung wird gemäß den Artikeln 13 und 14 DSGVO erstellt und soll Informationen darüber liefern, wie Envify Ihre über die Nutzung der Website erhobenen personenbezogenen Daten verarbeitet, einschließlich aller Daten, die der Nutzer bereitstellt, um über Neuigkeiten informiert zu bleiben (zum Beispiel für die Anmeldung zu unserem Newsletter, für die Interaktion mit unserem Kundenservice oder für die Teilnahme an einer Aktion oder Umfrage).

Es obliegt dem Nutzer, diese Erklärung zu lesen, zusammen mit jeder weiteren Information, die wir bereitstellen könnten, um die Angaben zur Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu ergänzen, zu aktualisieren oder zu vertiefen. Wir werden uns bemühen, diese Hinweise so aufeinander abzustimmen, dass sie jederzeit die auf die Verarbeitung personenbezogener Daten angewandten Bedingungen auf möglichst transparente und leicht zugängliche Weise wiedergeben.

2. VERANTWORTLICHER (DATA CONTROLLER)

Die Gesellschaft handelt als Verantwortlicher und ist für Ihre personenbezogenen Daten verantwortlich. Sie können sich an den Verantwortlichen wenden, um Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten zu erhalten und die Rechte auszuüben, die die DSGVO der betroffenen Person zuerkennt, unter folgender E-Mail-Adresse: hello@envify.ai

Diese Erklärung gilt auch für die Verarbeitungen im Zusammenhang mit der Bereitstellung der Software „Envify“ im SaaS-Modus. Bei den genannten Verarbeitungen variieren die Datenschutzrollen je nach den Kategorien der verarbeiteten Daten: (i) für Konto-, Abrechnungs-, Sicherheits- und technische Protokolldaten (z. B. Zugriffsereignisse, Einladungen, Rollen und Berechtigungen) handelt Envify als Verantwortlicher; (ii) für die von dem Unternehmen oder dem Berater (und deren jeweiligen autorisierten Nutzern) in die Anwendung hochgeladenen Daten und Dokumente nehmen diese Personen die Eigenschaft eigenständiger Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO an.

Rollen und Verantwortlichkeiten (Unternehmen/Berater)

Das Unternehmen oder der Berater, das bzw. der die Software nutzt, bestimmt die Zwecke und Mittel der über die Plattform durchgeführten Verarbeitungen in Bezug auf die ihm zugeordneten betroffenen Personen (Beschäftigte, Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden usw.) und ist als eigenständiger Verantwortlicher zuständig für: (a) die Rechtsgrundlage der Verarbeitung; (b) die Informationspflichten gegenüber den betroffenen Personen; (c) die Ausübung der Rechte nach Art. 15–22 DSGVO; (d) die Festlegung der Speicherdauer; (e) die Richtigkeit/Rechtmäßigkeit der hochgeladenen Daten.

Für diese Daten handelt Envify als Auftragsverarbeiter und verarbeitet die Informationen auf der Rechtsgrundlage der Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) im Rahmen der Weisungen des Verantwortlichen; Envify bestimmt nicht die Zwecke und Mittel der Verarbeitung. Eigenständiger Verantwortlicher bleibt Envify für die Verarbeitungen im Zusammenhang mit: Kontoverwaltung und Abrechnung, Sicherheit des Dienstes, Support, Protokoll- und Audit-Aufzeichnungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f) sowie rechtlichen Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c).

3. WELCHE PERSONENBEZOGENEN DATEN ERHEBEN WIR?

In diesem Abschnitt werden die Kategorien der personenbezogenen Daten beschrieben, die wir verarbeiten. In Abschnitt 4 werden wir die Zwecke darlegen, zu denen wir diese Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten.

Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten sind an die Nutzung unserer Website und an die Annahme über das eigens dafür vorgesehene Webformular oder über den Abschluss des Lizenzvertrags der Software Envify gebunden.

Wenn Sie unsere Website besuchen, übermittelt Ihr Browser automatisch bestimmte Daten, wie etwa das Datum und die Uhrzeit Ihres Besuchs unserer Webseiten, den Typ und die Einstellungen Ihres Browsers, Ihr Betriebssystem und Ihre IP-Adresse. Für weitere Einzelheiten zur Verarbeitung der über unsere Website erhobenen personenbezogenen Daten bitten wir Sie, auch die hier verfügbare Cookie-Richtlinie einzusehen: https://envify.ai/terms-and-privacy/cookie-policy

Über unsere Website verarbeiten wir als Verantwortliche die folgenden personenbezogenen Daten in Bezug auf die folgenden Kategorien betroffener Personen:

Vom Kunden/Nutzer bereitgestellte personenbezogene Daten:

Vor- und Nachname

Geburtsdatum und Geburtsort

E-Mail-Adresse

Wohn-/Domiziladresse und Lieferadresse

Telefonnummer

Personenbezogene Identifikatoren natürlicher Personen, die für Gesellschaften handeln

Steuernummer und USt-IdNr.

Verkehrs- und Protokolldaten (Log)

Personenbezogene Identifikatoren und Angaben zu den Lieferanten des Unternehmens (sofern vom Nutzer bereitgestellt)

Envify verlangt und verarbeitet im Rahmen der durch diese Erklärung geregelten Verarbeitungen keine besonderen Kategorien von Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO und keine Gesundheits-, biometrischen oder anderweitig sensiblen Daten.

4. ZU WELCHEN ZWECKEN VERARBEITEN WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN?

Envify verarbeitet die personenbezogenen Daten der betroffenen Personen ausschließlich zu festgelegten, eindeutigen und legitimen Zwecken, die eng mit der Erbringung ihrer digitalen Dienste und der Verwaltung der Vertragsbeziehung verbunden sind.

Insbesondere werden die personenbezogenen Daten verarbeitet, um die Verwaltung der Kontakte, den Abschluss und die Erfüllung der Vertragsbeziehung, die Erstellung und Verwaltung des Kontos, die Identifizierung des Kunden und der autorisierten Nutzer sowie den Zugang zu den Funktionen der Software-Plattform zu ermöglichen.

Die Daten werden ferner für die Durchführung der technischen und organisatorischen Tätigkeiten verarbeitet, die für die ordnungsgemäße Erbringung des Dienstes im Modus Software as a Service (SaaS) erforderlich sind, einschließlich der Tätigkeiten der Konfiguration, Wartung, technischen Unterstützung, Sicherheit und Betriebskontinuität.

Die personenbezogenen Daten werden außerdem für die Verwaltung der Vertragsbeziehung verarbeitet, einschließlich der Tätigkeiten administrativer, buchhalterischer und steuerlicher Art, wie der Ausstellung von Rechnungen, der Verwaltung der Zahlungen und der Erfüllung der nach geltendem Recht vorgesehenen Pflichten. Diese Verarbeitungen finden ihre Grundlage in der Notwendigkeit, den Vertrag zu erfüllen, dessen Partei die betroffene Person ist, und in der Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, denen der Verantwortliche unterliegt.

Zur besseren Verständlichkeit gibt die folgende Tabelle die Kategorien der verarbeiteten Daten, die Zwecke, die Rechtsgrundlage und die Speicherfristen wieder:

1. Kontaktangaben des Nutzers oder der Person, die im Namen eines Kunden handelt, der eine juristische Person ist

Zweck der Verarbeitung: Erstellung automatischer E-Mails für informative Newsletter; Versand von Mitteilungen an den Nutzer zu Zwecken im Zusammenhang mit der Vertragserfüllung; Kontaktaufnahme mit dem Nutzer auf dessen Wunsch.

Rechtsgrundlage: Vertrag

Speicherfrist: Für die gesamte Dauer der Vertragsbeziehung und für die 2 Jahre nach Beendigung des Vertrags, sofern nicht gesetzlich eine längere Frist vorgesehen ist.

2. Stammdaten des Nutzers, der im Namen der Gesellschaft handelt

Zweck der Verarbeitung: Bearbeitung von über Online-Formulare eingegangenen Supportanfragen; Erfüllung des Lizenzvertrags.

Rechtsgrundlage: Vertrag

Speicherfrist: Für die gesamte Dauer der Vertragsbeziehung und für die 2 Jahre nach Beendigung des Vertrags, sofern nicht gesetzlich eine längere Frist vorgesehen ist.

3. Stammdaten; Personenbezogene Daten zu der vom Nutzer bei der Nutzung der Software ausgeführten Tätigkeit; In Ausweisdokumenten und/oder Unternehmensdokumenten enthaltene personenbezogene Daten

Zweck der Verarbeitung: Erfüllung des Lizenzvertrags; automatisierte Verarbeitung zur Generierung der Analyseergebnisse; automatisierte Verarbeitung für die VSME-KPI-Funktionen; automatisierte oder analoge Verarbeitung für begleitende Supportdienste.

Rechtsgrundlage: Vertrag

Speicherfrist: Für die gesamte Vertragsdauer und für die 30 Tage nach Beendigung des Vertrags, sofern nicht gesetzlich eine längere Frist vorgesehen ist.

4. Kontaktdaten des Nutzers

Zweck der Verarbeitung: Marketingmitteilungen und Versand informativer oder werblicher Newsletter; Mitteilung von Aktualisierungen der Plattform.

Rechtsgrundlage: Einwilligung für die werblichen und Marketingmitteilungen. Vertrag für die Mitteilungen, die die Aktualisierung der Plattform betreffen.

Speicherfrist: Bis zum Widerruf der Einwilligung.

5. Einladungs- und Nutzerverwaltungsdaten: E-Mail-Adressen der Eingeladenen, Zuordnung Nutzer–Mandant/Unternehmen, zugewiesene Rollen und Berechtigungen, Status/Annahme der Einladung, Zeitstempel der Vorgänge; Audit- und technische Protokolle: Zugriffs- und Authentifizierungsereignisse, Änderungen von Rollen/Berechtigungen, Anlegen/Entfernen von Nutzern, Eingaben/Änderungen/Löschungen von Unternehmensdaten (Metadaten), Sitzungskennungen, IP-Adresse, User Agent

Zweck der Verarbeitung: Erfüllung des Lizenzvertrags; berechtigtes Interesse an Sicherheit/Missbrauchsabwehr.

Rechtsgrundlage: Vertrag

Speicherfrist: Für die gesamte Dauer der Vertragsbeziehung und für die 2 Jahre nach Beendigung des Vertrags, sofern nicht gesetzlich eine längere Frist vorgesehen ist.

6. Über den Meta Pixel erhobene Navigationsdaten auf der Website: besuchte Seiten, durchgeführte Aktionen (zum Beispiel das Absenden einer Test- oder Demo-Anfrage), in den Cookies _fbp und _fbc enthaltene Browserkennung, IP-Adresse, Informationen zu Browser und Gerät

Zweck der Verarbeitung: Messung der Wirksamkeit der Werbekampagnen von Envify auf Facebook und Instagram, Zuordnung der eingegangenen Anfragen zu den Anzeigen und Auswahl relevanter Anzeigen für Personen, die die Website besucht haben (Custom Audiences), durch Meta Platforms Ireland Limited.

Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), erteilt durch Aktivierung der Kategorie „Marketing“ im Cookie-Banner und jederzeit widerrufbar über den Link „Cookie-Einstellungen“.

Speicherfrist: Für die Dauer der Cookies des Pixels (3 Monate) und in jedem Fall bis zum Widerruf der Einwilligung; für die von Meta durchgeführten Verarbeitungen wird auf deren Datenschutzrichtlinie verwiesen.

7. Über Google Analytics 4 erhobene statistische Navigationsdaten auf der Website: besuchte Seiten, Interaktionsereignisse, in den _ga-Cookies enthaltene pseudonyme Browserkennung, Informationen zu Browser und Gerät, ungefährer Standort, der aus der IP-Adresse abgeleitet wird, die nicht gespeichert wird

Zweck der Verarbeitung: Erstellung aggregierter Statistiken über die Nutzung der Website zur Verbesserung ihrer Inhalte und ihrer Funktionsweise, durch Google Ireland Limited, die die Daten im Auftrag von Envify als Auftragsverarbeiter verarbeitet.

Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), erteilt durch Aktivierung der Kategorie „Statistik“ im Cookie-Banner und jederzeit widerrufbar über den Link „Cookie-Einstellungen“.

Speicherfrist: Für die Dauer der Cookies (2 Jahre) und in jedem Fall bis zum Widerruf der Einwilligung; die Ereignisdaten werden von Google Analytics gemäß der in der Google-Analytics-Property von Envify konfigurierten Aufbewahrungsdauer gespeichert.

Die Gesellschaft informiert Sie ferner darüber, dass Ihre personenbezogenen Daten zu den oben genannten Zwecken mit informatischen, telematischen und manuellen Mitteln unter Beachtung der gesetzlich festgelegten Vertraulichkeits- und Sicherheitsregeln verarbeitet werden.

Die Stamm- und Kontaktdaten können auch für die Bearbeitung von Anfragen zu Assistenz, technischem Support und Kontakt verarbeitet werden sowie zur Beantwortung von Mitteilungen, Meldungen oder Informationsanfragen, die über die bereitgestellten Kanäle an Envify gerichtet werden.

5. LINKS ZU DRITTANBIETERN

Unsere Website oder unsere App können Links zu Websites Dritter enthalten. Durch das Anklicken oder Aktivieren solcher Links können Dritte Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten; wir bitten Sie daher, auch die Datenschutzerklärung dieser Websites zu beachten.

6. MIT WEM KÖNNEN WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN TEILEN?

Die von Envify verarbeiteten personenbezogenen Daten können im Rahmen des zur Verfolgung der in dieser Erklärung genannten Zwecke unbedingt Erforderlichen an Dritte weitergegeben werden, die im Auftrag des Anbieters handeln oder Dienste bereitstellen, die für die Erbringung des Dienstes und der Software-Plattform funktional sind.

Wenn Sie im Cookie-Banner der Website die Kategorie „Marketing“ aktiviert haben, werden die über den Meta Pixel erhobenen Navigationsdaten an Meta Platforms Ireland Limited (Merrion Road, Dublin 4, Irland) übermittelt, die sie für die Erhebung und Übermittlung als gemeinsam Verantwortlicher verarbeitet (Art. 26 DSGVO, gemäß der unter facebook.com/legal/controller_addendum verfügbaren Vereinbarung) und für die nachfolgenden Verarbeitungen, die in ihrer Datenschutzrichtlinie beschrieben sind (facebook.com/privacy/policy), als eigenständiger Verantwortlicher. Weitere Einzelheiten zu den Cookies des Pixels finden Sie in der Cookie-Richtlinie.

Wenn Sie die Kategorie „Statistik“ aktiviert haben, werden die statistischen Navigationsdaten von Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) über Google Analytics 4 als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO auf der Grundlage der Bedingungen zur Datenverarbeitung für Google Ads verarbeitet, wobei Google Signals und die Personalisierung von Anzeigen deaktiviert sind.

Insbesondere können die personenbezogenen Daten mit Anbietern von Technologie- und Infrastrukturdiensten geteilt werden, wie etwa, beispielhaft, Hosting-Anbietern, Cloud-Diensten, Plattformen zur Automatisierung von Abläufen, Werkzeugen zur Anwendungsüberwachung, Authentifizierungs- und IT-Sicherheitssystemen.

Der Kunde erklärt, genau zu wissen und zu akzeptieren, dass sich der Envify-Dienst für die Bereitstellung von Funktionen auf der Grundlage großer Sprachmodelle (LLM) und Diensten der künstlichen Intelligenz spezialisierter dritter Anbieter bedient, die Modelle, APIs und technologische Infrastrukturen zur Verfügung stellen. Diese Personen verarbeiten die personenbezogenen Daten als eigenständige Verantwortliche oder gegebenenfalls als externe Auftragsverarbeiter gemäß ihren jeweiligen Datenschutz- und Datenschutzrichtlinien.

Der Kundennutzer wird klar darüber informiert, dass er alleiniger und ausschließlicher Verantwortlicher für die Verarbeitung der etwaig in die Anwendung eingegebenen oder in den hochgeladenen Dokumenten enthaltenen personenbezogenen Daten bleibt und in vollem Umfang jede Verantwortung hinsichtlich der Rechtsgrundlage, der Information, der Einwilligungen, soweit erforderlich, der Sicherheitsmaßnahmen, der Speicherfristen, der Ausübung der Rechte der betroffenen Personen sowie jeder weiteren nach der DSGVO und dem anwendbaren Recht vorgesehenen Pflicht übernimmt. Die vom Nutzer bei der Nutzung von LLM Dritter eingegebenen Daten sind Ende-zu-Ende verschlüsselt.

Im Hinblick auf die Funktionen der automatisierten Warenklassifizierung bedient sich Envify ferner der von OpenAI, L.L.C. bereitgestellten Dienste, unter Nutzung des Modells GPT-4 über die Chat Completions API in kommerzieller Umgebung.

Im Rahmen dieser Integration bestehen die über die API übermittelten Daten ausschließlich aus textuellen Produktbeschreibungen zum Zweck ihrer Klassifizierung, ohne Bezug zu identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Personen. Es werden daher keine personenbezogenen Daten im Sinne des Art. 4 Nr. 1 der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) übermittelt oder verarbeitet.

Der Vollständigkeit halber wird empfohlen, die Datenschutzerklärung von OpenAI einzusehen, die unter folgendem Link verfügbar ist: https://openai.com/policies/privacy-policy.

Im Hinblick auf die Funktionen der automatisierten Dokumentenanalyse und der Verarbeitung von Buchhaltungs- und Finanzdokumenten bedient sich Envify ferner der Dienste von Anthropic Ireland Ltd., als vertragliche Einheit für die Europäische Union, im Rahmen des kommerziellen Kontos „Envify S.r.l. — Commercial API Enterprise“.

Die über diese Dienste durchgeführte Verarbeitung kann die Übermittlung von Text mit sich bringen, der aus vom Kunden hochgeladenen Rechnungen, Abrechnungen und Finanzdokumenten extrahiert wird und potenziell auch mittelbar identifizierende personenbezogene Daten enthält (wie etwa, beispielhaft, Firmennamen, Lieferantenadressen, Rechnungsnummern, Beträge, Verbrauchsdaten, Steuernummern oder betriebliche USt-IdNr.). Anthropic handelt unter Beachtung ihrer Commercial Terms, einschließlich des Data Processing Addendum (DPA) und der Standardvertragsklauseln (SCC) im Sinne der Art. 28 und 46 DSGVO.

Die über die API übermittelten Daten unterliegen einer auf 30 Tage begrenzten Speicherfrist, vorbehaltlich der etwaigen Aktivierung des Modus Zero Data Retention (ZDR), sofern angefordert. Die Daten werden nicht zu Zwecken des Trainings der Modelle der künstlichen Intelligenz verwendet, da die Teilnahme an Trainingsprogrammen wie dem Development Partner Program ausgeschlossen ist und die kommerzielle API-Richtlinie Anwendung findet, die deren Nutzung zu Trainingszwecken untersagt.

Sofern die Verarbeitung Übermittlungen in Drittländer mit sich bringt, einschließlich der Vereinigten Staaten (Infrastrukturen Google Cloud Platform – us-central1/us-east4), erfolgen diese Übermittlungen auf der Grundlage der in die Vertragsbedingungen aufgenommenen Standardvertragsklauseln und der weiteren im DPA vorgesehenen Garantien, im Einklang mit Art. 44 ff. DSGVO.

Anthropic kann sich weiterer Auftragsverarbeiter bedienen, darunter führende Anbieter von Cloud-Infrastrukturen und Technologiediensten (z. B. Google Cloud Platform, AWS, Cloudflare, Stripe), unter Beachtung der von der DSGVO vorgesehenen Garantien. Die aktualisierte Liste der Unterauftragsverarbeiter ist gemäß den Bestimmungen der Vertragsdokumentation des Anbieters verfügbar.

Für weitere Informationen über die Modalitäten der Verarbeitung personenbezogener Daten durch Anthropic wird auf die entsprechende Datenschutzerklärung verwiesen, die unter folgendem Link verfügbar ist: https://www.anthropic.com/legal/privacy.

Die Website, die Plattform und die für die Erbringung des Envify-Dienstes genutzten technischen Umgebungen können ferner Links oder Verknüpfungen zu Websites, Anwendungen oder Diensten Dritter enthalten. Der Zugriff auf diese Ressourcen bedeutet ein Verlassen des Kontrollbereichs des Anbieters, der keinerlei Verantwortung für die Modalitäten der Erhebung, Nutzung und Verarbeitung personenbezogener Daten durch diese Dritten übernimmt. Es wird daher empfohlen, deren jeweilige Datenschutzerklärungen einzusehen, bevor Sie personenbezogene Daten bereitstellen.

Die personenbezogenen Daten können schließlich weitergegeben werden an:

1. Rechts-, Steuer- und Buchhaltungsberater, zu Zwecken im Zusammenhang mit der Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen oder dem Schutz der Rechte des Anbieters;

2. öffentliche Behörden, Aufsichtsstellen oder -organe, sofern die Weitergabe durch gesetzliche Bestimmungen, Verordnungen oder rechtmäßige Anordnungen der Behörde verlangt wird.

Die in § 3 genannten personenbezogenen Daten werden, vorbehaltlich der in diesem Abschnitt vorgesehenen Ausnahmen, überwiegend innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeitet. Sollte eine Übermittlung in Drittländer erforderlich werden, stellt Envify sicher, dass diese Übermittlung unter Beachtung der Bestimmungen des Kapitels V DSGVO erfolgt, durch die Annahme geeigneter Rechtsinstrumente wie Angemessenheitsbeschlüsse oder Standardvertragsklauseln.

Die über den Meta Pixel nach vorheriger Einwilligung erhobenen Daten können an Meta Platforms, Inc. in den Vereinigten Staaten übermittelt werden. Meta Platforms, Inc. ist dem EU-U.S. Data Privacy Framework beigetreten, das Gegenstand des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 ist; ergänzend finden die in die Vertragsbedingungen von Meta aufgenommenen Standardvertragsklauseln Anwendung.

Ebenso können die über Google Analytics 4 nach vorheriger Einwilligung erhobenen Daten an Google LLC in den Vereinigten Staaten übermittelt werden: Google LLC ist dem EU-U.S. Data Privacy Framework beigetreten, und die Bedingungen von Google Analytics enthalten die Standardvertragsklauseln.

Für die Verarbeitungen, bei denen Envify als Auftragsverarbeiter handelt, kann sich die Gesellschaft weiterer Auftragsverarbeiter (z. B. Cloud-Anbieter, E-Mail-/Einladungsversanddienste, Anwendungsüberwachung) bedienen, die gemäß Art. 28 DSGVO benannt werden.

8. WIE LANGE VERWENDEN WIR IHRE DATEN?

Der Anbieter speichert die personenbezogenen Daten der betroffenen Personen ausschließlich für die zur Verfolgung der Zwecke, für die diese Daten erhoben und verarbeitet wurden, erforderliche Zeit, unter Beachtung der Grundsätze der Speicherbegrenzung und der Verhältnismäßigkeit gemäß der Verordnung (EU) 2016/679.

Bei der Festlegung der Speicherfristen berücksichtigt Envify die Art der personenbezogenen Daten, die Zwecke der Verarbeitung, die Dauer der Vertragsbeziehung sowie die anwendbaren gesetzlichen und regulatorischen Verpflichtungen. Insbesondere:

1. die Daten zum Konto, zu den Kontakten und zur Vertragsbeziehung – einschließlich der vom Nutzer hochgeladenen und generierten Daten – werden für die gesamte Dauer der Beziehung und für einen anschließenden Zeitraum von höchstens zwei Jahren ab der Beendigung gespeichert, es sei denn, eine Speicherung über einen längeren Zeitraum ist erforderlich, um rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung eines Rechts vor Gericht;

2. die Abrechnungs- und Verwaltungsdaten werden für den nach geltendem Zivil- und Steuerrecht vorgesehenen Zeitraum und in jedem Fall für zehn Jahre ab der buchhalterischen Erfassung gespeichert;

3. die technischen und Sicherheitsdaten, einschließlich der Zugriffsprotokolle, der Systemereignisse und der Informationen über den Betrieb der technischen Umgebungen und der Plattform, werden für die zur Gewährleistung der Sicherheit der Systeme und des Dienstes unbedingt erforderliche Zeit und in jedem Fall für einen Zeitraum von höchstens vierundzwanzig Monaten ab der Beendigung der Vertragsbeziehung gespeichert, vorbehaltlich weiterer gesetzlich vorgesehener Speicherpflichten.

Nach Ablauf der anwendbaren Speicherfrist werden die personenbezogenen Daten gelöscht oder unumkehrbar anonymisiert, es sei denn, ihre weitere Speicherung ist durch gesetzliche Bestimmungen vorgeschrieben oder erweist sich zum Schutz der Rechte des Verantwortlichen als erforderlich.

9. AUTOMATISIERTE ENTSCHEIDUNGSFINDUNG

Der Anbieter informiert darüber, dass sich Envify im Rahmen der Erbringung seiner digitalen Dienste automatisierter informatischer Werkzeuge bedienen kann, einschließlich auf Technologien der künstlichen Intelligenz basierender Systeme, um den Betrieb der Software zu unterstützen und die Nutzererfahrung zu verbessern.

Diese Werkzeuge werden ausschließlich zu technischen und operativen Zwecken eingesetzt, wie etwa, beispielhaft, der Verarbeitung textueller Eingaben, der Organisation der Informationen, der Optimierung der Funktionen der Plattform und der Unterstützung der vom Nutzer über die Software durchgeführten Tätigkeiten.

In jedem Fall unterwirft der Entwickler die betroffenen Personen keinen Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung, einschließlich Profiling, beruhen und ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, im Sinne des Art. 22 der Verordnung (EU) 2016/679.

Das über den Meta Pixel auf der Website durchgeführte Profiling zu Werbezwecken erfolgt ausschließlich nach vorheriger Einwilligung, betrifft lediglich die Auswahl der auf den Meta-Plattformen angezeigten Anzeigen und entfaltet weder rechtliche Wirkung noch beeinträchtigt es die betroffene Person in ähnlich erheblicher Weise.

Die von der Plattform durchgeführten automatisierten Verarbeitungen bringen keine Bewertungen, Klassifizierungen oder Entscheidungen mit verbindlichem Charakter gegenüber den Nutzern mit sich und führen nicht zu automatischen rechtlichen Folgen zu deren Lasten. Die etwaige Nutzung von durch automatisierte Systeme erzeugten Ergebnissen bleibt stets der Beurteilung und Verantwortung des Nutzers überlassen.

10. WIE SCHÜTZEN WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN?

Envify trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die personenbezogenen Daten unter Beachtung der Grundsätze der Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit verarbeitet werden, und Risiken eines unbefugten Zugriffs, eines Verlusts, einer Zerstörung oder einer unrechtmäßigen Offenlegung der Daten vorzubeugen.

Insbesondere setzt Envify Sicherheitsmaßnahmen um, die mit der Art der verarbeiteten Daten und den mit der Verarbeitung verbundenen Risiken im Einklang stehen, darunter, beispielhaft:

1. Authentifizierungs- und Zugriffskontrollsysteme für die Plattform und die für die Erbringung des Dienstes genutzten technischen Umgebungen;

2. Schutz der IT-Infrastrukturen, der Cloud-Dienste und der für den Betrieb des KI-Agenten eingesetzten technischen Konten;

3. Nachverfolgung und Überwachung der Zugriffe, der für die Sicherheit relevanten Ereignisse und der betrieblichen Anomalien;

4. interne Verfahren zur Gewährleistung der Vertraulichkeit des Personals und der zur Verarbeitung personenbezogener Daten autorisierten Mitarbeiter.

Envify beschränkt den Zugriff auf die personenbezogenen Daten auf die autorisierten Personen und auf das für die Wahrnehmung der in ihre Zuständigkeit fallenden Tätigkeiten unbedingt Erforderliche und stellt sicher, dass diese Personen angemessen geschult und durch Vertraulichkeitspflichten vertraglicher oder gesetzlicher Art gebunden sind.

Der Anbieter überprüft regelmäßig die Angemessenheit der getroffenen Sicherheitsmaßnahmen und aktualisiert sie in Abhängigkeit von der technologischen Entwicklung, der internen Organisation und den ermittelten Risiken, um ein Niveau des Schutzes personenbezogener Daten zu gewährleisten, das der geltenden Regelung entspricht.

11. IHRE RECHTE

Gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 können die betroffenen Personen, auf die sich die von Envify verarbeiteten personenbezogenen Daten beziehen, in den Fällen und innerhalb der Grenzen, die die geltende Regelung vorsieht, die nachstehend angegebenen Rechte ausüben.

1. Recht auf Information

Die betroffenen Personen haben das Recht, über die Erhebung und Nutzung ihrer personenbezogenen Daten informiert zu werden. Dieses Recht ist Ausdruck des in der DSGVO verankerten Grundsatzes der Transparenz und wird durch diese Erklärung und jede weitere gemäß den Art. 13 und 14 der Verordnung erteilte Mitteilung erfüllt.

2. Auskunftsrecht hinsichtlich personenbezogener Daten

Die betroffenen Personen haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden oder nicht, und in diesem Fall Zugang zu den personenbezogenen Daten und zu den in Art. 15 DSGVO vorgesehenen Informationen sowie eine Kopie der verarbeiteten Daten zu erhalten.

3. Recht auf Berichtigung

Die betroffenen Personen haben das Recht, die Berichtigung der sie betreffenden unrichtigen personenbezogenen Daten und, unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu erhalten, im Sinne des Art. 16 DSGVO.

4. Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)

Die betroffenen Personen haben das Recht, die Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten in den in Art. 17 DSGVO vorgesehenen Fällen zu erhalten, sofern keine berechtigten Gründe für die Fortsetzung der Verarbeitung bestehen. Es besteht Einvernehmen darüber, dass dem Löschungsantrag möglicherweise nicht stattgegeben werden kann, wenn sich die Verarbeitung als erforderlich erweist, um einer rechtlichen Verpflichtung nachzukommen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung eines Rechts vor Gericht.

5. Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung

In den in Art. 21 DSGVO vorgesehenen Fällen haben die betroffenen Personen das Recht, der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten zu widersprechen, sofern die Verarbeitung auf dem berechtigten Interesse des Verantwortlichen oder Dritter beruht und Gründe vorliegen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben. Die Möglichkeit, der zu Marketingzwecken durchgeführten Verarbeitung jederzeit zu widersprechen, bleibt unberührt.

6. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Die betroffenen Personen haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung in den in Art. 18 DSGVO vorgesehenen Fällen zu erhalten, wie etwa, beispielhaft, das Bestreiten der Richtigkeit der Daten oder die Unrechtmäßigkeit der Verarbeitung.

7. Recht auf Datenübertragbarkeit

Die betroffenen Personen haben das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und sie einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln, unter den Bedingungen und innerhalb der Grenzen des Art. 20 DSGVO. Dieses Recht gilt ausschließlich für Verarbeitungen, die mit automatisierten Mitteln erfolgen und auf der Erfüllung eines Vertrags oder auf der Einwilligung der betroffenen Person beruhen.

8. Recht auf Widerruf der Einwilligung

Sofern die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf der Einwilligung beruht, hat die betroffene Person das Recht, diese jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der vor dem Widerruf erteilten Einwilligung erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Die Einwilligung in Statistik- und Marketing-Cookies, einschließlich des Meta Pixels, kann jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ am Ende jeder Seite der Website geändert oder widerrufen werden.

1. Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Die betroffenen Personen haben das Recht, Beschwerde bei der italienischen Datenschutzbehörde (Garante per la Protezione dei Dati Personali), mit Sitz in Piazza Venezia Nr. 11, Rom, einzulegen oder die zuständigen Gerichte anzurufen, sofern sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die anwendbare Regelung verstößt.

12. KONTAKT

Um Ihre Rechte auszuüben oder Informationen darüber anzufordern, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, können Sie uns per E-Mail unter der Adresse hello@envify.ai kontaktieren, und wir werden unser Möglichstes tun, um Ihnen zu helfen.

Diese Erklärung kann im Laufe der Zeit Aktualisierungen oder Änderungen unterliegen, auch aufgrund etwaiger regulatorischer Änderungen, technologischer Entwicklungen oder Änderungen der angebotenen Dienste. In diesem Fall wird die aktualisierte Fassung der Erklärung über die für die Erbringung des Dienstes genutzten Kanäle und/oder auf der Plattform mit Angabe des Datums der letzten Aktualisierung zur Verfügung gestellt. Die Notwendigkeit, die Einwilligung der betroffenen Person einzuholen, bleibt bestehen, sofern die Änderungen die Art der verarbeiteten Daten, die Zwecke oder die Modalitäten der Verarbeitung betreffen, für die die Einwilligung nach der anwendbaren Regelung erforderlich ist.