Privacybeleid

Deze pagina is ook beschikbaar als automatische vertaling. Alleen de Italiaanse versie is juridisch bindend.

Envify S.r.l. (btw-nr. 17737451009), met statutaire zetel in Rome, 00128, Via Carmelo Maestrini 340, vertegenwoordigd door haar wettelijk vertegenwoordiger pro tempore (hierna ook de "Vennootschap", "Aanbieder" of "Envify"), respecteert als verwerkingsverantwoordelijke je privacy en zet zich in voor de bescherming van je persoonsgegevens.

Dit privacybeleid (hierna het "Beleid") beschrijft de redenen voor en de wijze van verzameling, beheer en bescherming van persoonsgegevens in verband met de diensten die worden aangeboden via de Website www.envify.ai

De Vennootschap verbindt zich ertoe je gegevens te verwerken in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679), beter bekend als de "AVG", en alle andere toepasselijke privacywetgeving. In het bijzonder wordt de verwerking van persoonsgegevens door Envify gestuurd door de beginselen van rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie, doel- en opslagbeperking, minimale gegevensverwerking, juistheid, integriteit en vertrouwelijkheid.

Met betrekking tot persoonsgegevens die de Klant en/of de Gebruikers bij normaal gebruik van de dienst invoeren, uploaden of verwerken, treedt de Klant op als verwerkingsverantwoordelijke, terwijl Envify, binnen de grenzen van de technische activiteiten voor het leveren, configureren, onderhouden en beheren van de dienst, optreedt als eventuele verwerker in de zin van art. 28 van de AVG, overeenkomstig de Algemene Contractvoorwaarden, voor zover voorzien in de aanstellingsovereenkomst.

De Aanbieder gebruikt de gegevens en inhoud van de Klant niet voor eigen doeleinden anders dan de uitvoering van de dienst en handelt in overeenstemming met de gedocumenteerde instructies van de Klant, onverminderd de noodzaak om voor de werking van de dienst gebruik te maken van externe technologieleveranciers (zoals, bij wijze van voorbeeld, clouddiensten en aanbieders van taalmodellen, LLM's), zoals nader uiteengezet in dit Beleid en in de betreffende beleidsdocumenten.

1. DOEL VAN DIT PRIVACYBELEID

Dit Beleid is opgesteld op grond van artikel 13 en 14 van de AVG en is bedoeld om informatie te geven over hoe Envify je persoonsgegevens verwerkt die via het gebruik van de Website worden verzameld, inclusief alle gegevens die de gebruiker verstrekt om op de hoogte te blijven van nieuws (bijvoorbeeld om je aan te melden voor onze nieuwsbrief, contact op te nemen met onze klantenservice of deel te nemen aan een actie of enquête).

Het is de verantwoordelijkheid van de Gebruiker om dit Beleid te lezen, samen met eventuele andere mededelingen die we verstrekken om de informatie over het verzamelen en verwerken van je persoonsgegevens aan te vullen, bij te werken of uit te breiden. We streven ernaar deze mededelingen op elkaar af te stemmen, zodat ze altijd zo transparant en toegankelijk mogelijk weergeven welke voorwaarden gelden voor de verwerking van persoonsgegevens.

2. VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE (DATA CONTROLLER)

De Onderneming treedt op als verwerkingsverantwoordelijke en is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens. Je kunt contact opnemen met de verwerkingsverantwoordelijke om informatie te krijgen over de verwerking van persoonsgegevens en om de rechten uit te oefenen die de AVG aan de betrokkene toekent, via het volgende e-mailadres: hello@envify.ai

Dit Beleid is ook van toepassing op de verwerkingen in verband met het leveren van de "Envify"-software in SaaS-vorm. Bij deze verwerkingen verschillen de privacyrollen naargelang de categorieën verwerkte gegevens: (i) voor account-, facturatie-, beveiligings- en technische loggegevens (bijv. toegangsgebeurtenissen, uitnodigingen, rollen en rechten) treedt Envify op als verwerkingsverantwoordelijke; (ii) voor de gegevens en documenten die de Vennootschap of de Consultant (en hun respectieve geautoriseerde gebruikers) in de applicatie uploaden, treden deze partijen op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken in de zin van art. 4, punt 7, van de AVG.

Rollen en verantwoordelijkheden (Bedrijf/Adviseur)

De Vennootschap of de Consultant die de Software gebruikt, bepaalt de doeleinden en middelen van de verwerking via het platform met betrekking tot de betrokkenen onder haar verantwoordelijkheid (werknemers, medewerkers, leveranciers, klanten enz.) en is als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor: (a) de rechtsgrond van de verwerking; (b) de informatieplicht tegenover de betrokkenen; (c) de uitoefening van de rechten uit art. 15–22 van de AVG; (d) het vaststellen van de bewaartermijnen; (e) de juistheid/rechtmatigheid van de geüploade gegevens.

Voor deze gegevens treedt Envify op als Verwerker en verwerkt het de informatie op grond van de uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, onder b) binnen de grenzen van de instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke; Envify bepaalt niet het doel en de middelen van de verwerking. Envify blijft zelfstandig Verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking in verband met: accountbeheer en facturering, beveiliging van de dienst, support, log- en auditgegevens (art. 6, lid 1, onder b en f), en wettelijke verplichtingen (art. 6, lid 1, onder c).

3. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN WE?

In dit onderdeel beschrijven we de categorieën persoonsgegevens die we verwerken. In onderdeel 4 lichten we toe voor welke doeleinden we deze categorieën persoonsgegevens verwerken.

De persoonsgegevens die we verzamelen hangen af van het gebruik van onze Website en van de acceptatie via het daarvoor bestemde webformulier of via het sluiten van de Licentieovereenkomst voor de software van Envify.

Als je onze website bezoekt, verzendt je browser automatisch bepaalde gegevens, zoals de datum en het tijdstip van je bezoek aan onze webpagina's, het type en de instellingen van je browser, je besturingssysteem en je IP-adres. Voor meer informatie over de verwerking van de persoonsgegevens die via onze website worden verzameld, verwijzen we je ook naar het cookiebeleid op: https://envify.ai/terms-and-privacy/cookie-policy

Via onze Website verwerken wij als verwerkingsverantwoordelijke de volgende persoonsgegevens van de volgende categorieën betrokkenen:

Persoonsgegevens verstrekt door de Klant/Gebruiker:

Voor- en achternaam

Geboortedatum en -plaats

E-mailadres

Woon-/verblijfadres en verzendadres

Telefoonnummer

Persoonlijke identificatiegegevens van natuurlijke personen die namens bedrijven optreden

Fiscaal nummer en btw-nummer

Verkeers- en loggegevens

Identificatie- en contactgegevens van de leveranciers van het bedrijf (indien verstrekt door de Gebruiker)

Envify vraagt of verwerkt geen bijzondere categorieën van gegevens in de zin van art. 9 van de AVG, noch gezondheidsgegevens, biometrische of anderszins gevoelige gegevens, binnen de verwerkingen die onder dit Beleid vallen.

4. VOOR WELKE DOELEINDEN VERWERKEN WE JE PERSOONSGEGEVENS?

Envify verwerkt de persoonsgegevens van betrokkenen uitsluitend voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden die nauw verband houden met het leveren van haar digitale diensten en het beheer van de contractuele relatie.

In het bijzonder worden persoonsgegevens verwerkt om het beheer van contacten, het aangaan en uitvoeren van de contractuele relatie, het aanmaken en beheren van het account, de identificatie van de Klant en van de Geautoriseerde Gebruikers en de toegang tot de functionaliteiten van het Softwareplatform mogelijk te maken.

De gegevens worden ook verwerkt voor de technische en organisatorische activiteiten die nodig zijn voor de correcte levering van de dienst in de vorm van Software as a Service (SaaS), waaronder configuratie, onderhoud, technische ondersteuning, beveiliging en bedrijfscontinuïteit.

Persoonsgegevens worden ook verwerkt voor het beheer van de contractuele relatie, waaronder administratieve, boekhoudkundige en fiscale activiteiten, zoals het uitreiken van facturen, het beheer van betalingen en de naleving van de verplichtingen uit de toepasselijke wetgeving. Deze verwerking berust op de noodzaak om de overeenkomst uit te voeren waarbij de betrokkene partij is, en op de naleving van wettelijke verplichtingen die op de verwerkingsverantwoordelijke rusten.

Voor een beter begrip geeft de volgende tabel een overzicht van de categorieën verwerkte gegevens, de doeleinden, de rechtsgrond en de bewaartermijnen:

1. Contactgegevens van de Gebruiker of van degene die optreedt namens een klant die een rechtspersoon is

Doel van de verwerking: aanmaken van automatische e-mails voor informatieve nieuwsbrieven; versturen van communicatie aan de Gebruiker voor doeleinden die verband houden met de uitvoering van het contract; contact opnemen met de Gebruiker op diens verzoek.

Rechtsgrond: overeenkomst

Bewaartermijn: Gedurende de hele looptijd van de contractuele relatie en de 2 jaar na beëindiging van de Overeenkomst, tenzij de wet een langere termijn voorschrijft.

2. Identificatiegegevens van de Gebruiker die namens de vennootschap optreedt

Doel van de verwerking: afhandeling van ondersteuningsverzoeken via onlineformulieren; uitvoering en nakoming van de Licentieovereenkomst.

Rechtsgrond: overeenkomst

Bewaartermijn: Gedurende de hele looptijd van de contractuele relatie en de 2 jaar na beëindiging van de Overeenkomst, tenzij de wet een langere termijn voorschrijft.

3. Identificatiegegevens; Persoonsgegevens met betrekking tot de activiteiten van de Gebruiker bij het gebruik van de Software; Persoonsgegevens in identiteitsdocumenten en/of bedrijfsdocumenten

Doel van de verwerking: uitvoering en nakoming van de Licentieovereenkomst; geautomatiseerde verwerking voor het genereren van analyseresultaten; geautomatiseerde verwerking voor de VSME-KPI-functies; geautomatiseerde of niet-geautomatiseerde verwerking voor aanvullende ondersteunende diensten.

Rechtsgrond: Overeenkomst

Bewaartermijn: gedurende de volledige looptijd van het contract en de 30 dagen na beëindiging van het Contract, tenzij de wet een langere termijn voorschrijft.

4. Contactgegevens van de Gebruiker

Doel van de verwerking: Marketingcommunicatie en het versturen van informatieve of commerciële nieuwsbrieven; communicatie over updates van het platform.

Rechtsgrond: toestemming voor commerciële en marketingcommunicatie. Overeenkomst voor communicatie over updates van het platform.

Bewaartermijn: Tot de toestemming wordt ingetrokken.

5. Gegevens over uitnodigingen en gebruikersbeheer: e-mailadressen van de genodigden, koppeling tussen gebruiker en tenant/bedrijf, toegekende rollen en rechten, status/aanvaarding van de uitnodiging, tijdstempels van de handelingen; Audit- en technische logs: toegangs- en authenticatiegebeurtenissen, wijzigingen van rollen/rechten, aanmaken/verwijderen van gebruikers, invoer/wijziging/verwijdering van bedrijfsgegevens (metadata), sessie-ID's, IP-adres, user agent

Doel van de verwerking: uitvoering en nakoming van de Licentieovereenkomst; gerechtvaardigd belang bij beveiliging en misbruikpreventie.

Rechtsgrond: Overeenkomst

Bewaartermijn: Gedurende de hele looptijd van de contractuele relatie en de 2 jaar na beëindiging van de Overeenkomst, tenzij de wet een langere termijn voorschrijft.

6. Surfgegevens op de Website die via de Meta Pixel worden verzameld: bezochte pagina's, uitgevoerde acties (bijvoorbeeld het versturen van een aanvraag voor een proefversie of demo), browser-ID in de cookies _fbp en _fbc, IP-adres, informatie over browser en apparaat

Doel van de verwerking: Meten van de doeltreffendheid van de advertentiecampagnes van Envify op Facebook en Instagram, toeschrijven van ontvangen aanvragen aan advertenties en selecteren van relevante advertenties voor wie de Website heeft bezocht (aangepaste doelgroepen), via Meta Platforms Ireland Limited.

Rechtsgrond: Toestemming (art. 6, lid 1, onder a AVG), gegeven door de categorie "Marketing" in de cookiebanner in te schakelen en op elk moment in te trekken via de link "Cookievoorkeuren".

Bewaartermijn: Gedurende de looptijd van de cookies van de pixel (3 maanden) en in elk geval tot de toestemming wordt ingetrokken; voor de verwerkingen door Meta verwijzen we naar haar privacybeleid.

7. Statistische surfgegevens op de Website die via Google Analytics 4 worden verzameld: bezochte pagina's, interactiegebeurtenissen, gepseudonimiseerde browser-ID in de _ga-cookies, informatie over browser en apparaat, bij benadering bepaalde locatie afgeleid uit het IP-adres, dat niet wordt bewaard

Doel van de verwerking: Opstellen van geaggregeerde statistieken over het gebruik van de Website om de inhoud en werking ervan te verbeteren, via Google Ireland Limited, die de gegevens namens Envify verwerkt als verwerker.

Rechtsgrond: Toestemming (art. 6, lid 1, onder a AVG), gegeven door de categorie "Statistieken" in de cookiebanner in te schakelen en op elk moment in te trekken via de link "Cookievoorkeuren".

Bewaartermijn: Gedurende de looptijd van de cookies (2 jaar) en in elk geval tot de toestemming wordt ingetrokken; de gebeurtenisgegevens worden door Google Analytics bewaard volgens de bewaartermijn die is ingesteld in de Google Analytics-property van Envify.

De Onderneming deelt je ook mee dat je persoonsgegevens voor bovengenoemde doeleinden worden verwerkt met IT-, elektronische en handmatige middelen, met inachtneming van de wettelijke regels voor vertrouwelijkheid en beveiliging.

Identificatie- en contactgegevens kunnen ook worden verwerkt voor het afhandelen van ondersteuning, technische hulp en contactverzoeken, en om te reageren op berichten, meldingen of informatieverzoeken die via de beschikbare kanalen naar Envify worden gestuurd.

5. LINKS VAN DERDEN

Onze website of app kan links naar websites van derden bevatten. Als je op die links klikt of ze activeert, kunnen derden je persoonsgegevens verwerken; we raden je daarom aan ook het privacybeleid van die sites te raadplegen.

6. MET WIE KUNNEN WE JE PERSOONSGEGEVENS DELEN?

De persoonsgegevens die Envify verwerkt, kunnen, binnen de grenzen die strikt noodzakelijk zijn voor de in dit Beleid genoemde doeleinden, worden verstrekt aan derden die namens de Aanbieder optreden of die diensten leveren die nodig zijn voor het leveren van de dienst en van het Softwareplatform.

Als je de categorie "Marketing" hebt ingeschakeld in de cookiebanner van de Website, worden de surfgegevens die via de Meta Pixel worden verzameld, verstrekt aan Meta Platforms Ireland Limited (Merrion Road, Dublin 4, Ierland), die deze verwerkt als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke voor het verzamelen en doorgeven ervan (art. 26 AVG, volgens de overeenkomst die beschikbaar is op facebook.com/legal/controller_addendum) en als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke voor de verdere verwerkingen, die worden beschreven in haar privacybeleid (facebook.com/privacy/policy). Meer informatie over de cookies van de pixel vind je in het Cookiebeleid.

Als je de categorie "Statistieken" hebt ingeschakeld, worden de statistische surfgegevens via Google Analytics 4 verwerkt door Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland), als verwerker in de zin van art. 28 AVG op basis van de Voorwaarden voor gegevensverwerking van Google Ads, met Google Signals en advertentiepersonalisatie uitgeschakeld.

Persoonsgegevens kunnen met name worden gedeeld met aanbieders van technologische en infrastructurele diensten, zoals bijvoorbeeld hostingproviders, clouddiensten, platforms voor workflowautomatisering, tools voor applicatiemonitoring, en systemen voor authenticatie en IT-beveiliging.

De Klant verklaart volledig op de hoogte te zijn en te aanvaarden dat de dienst van Envify, voor het leveren van functies op basis van grote taalmodellen (LLM's) en AI-diensten, gebruikmaakt van gespecialiseerde externe aanbieders die modellen, API's en technologische infrastructuur beschikbaar stellen. Deze partijen verwerken persoonsgegevens als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken of, waar van toepassing, als externe verwerkers, in overeenstemming met hun eigen privacy- en gegevensbeschermingsbeleid.

De klantgebruiker wordt er duidelijk op gewezen dat hij de enige en exclusieve verwerkingsverantwoordelijke blijft voor alle persoonsgegevens die in de applicatie worden ingevoerd of in de geüploade documenten staan, en dat hij de volledige verantwoordelijkheid draagt voor de rechtsgrond, de informatieplicht, eventueel vereiste toestemmingen, beveiligingsmaatregelen, bewaartermijnen, de uitoefening van de rechten van betrokkenen en elke andere verplichting uit de AVG en de toepasselijke wetgeving. De gegevens die de gebruiker invoert bij het gebruik van LLM's van derden worden end-to-end versleuteld.

Voor de functies voor geautomatiseerde productclassificatie maakt Envify ook gebruik van de diensten van OpenAI, L.L.C., via het GPT-4-model en de Chat Completions API in een commerciële omgeving.

Binnen deze integratie bestaan de via de API verzonden gegevens uitsluitend uit tekstuele productomschrijvingen voor de classificatie ervan, zonder verwijzingen naar geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke personen. Er worden dus geen persoonsgegevens in de zin van art. 4, punt 1, van Verordening (EU) 2016/679 (AVG) verzonden of verwerkt.

Voor volledige informatie verzoeken wij je het privacybeleid van OpenAI te raadplegen, beschikbaar via de volgende link: https://openai.com/policies/privacy-policy.

Voor de functies voor geautomatiseerde documentanalyse en de verwerking van boekhoudkundige en financiële documenten maakt Envify ook gebruik van de diensten van Anthropic Ireland Ltd., als contractuele entiteit voor de Europese Unie, binnen het commerciële account "Envify S.r.l. — Commercial API Enterprise".

De verwerking via deze diensten kan de overdracht omvatten van tekst die is geëxtraheerd uit facturen, energierekeningen en financiële documenten die door de Klant zijn geüpload, en die mogelijk persoonsgegevens bevat die ook indirect identificerend zijn (zoals, bij wijze van voorbeeld, bedrijfsnamen, adressen van leveranciers, factuurnummers, bedragen, verbruiksgegevens, fiscale codes of btw-nummers van bedrijven). Anthropic handelt in overeenstemming met haar Commercial Terms, waaronder de Data Processing Addendum (DPA) en de Standard Contractual Clauses (SCC's) op grond van de artikelen 28 en 46 van de AVG.

Voor gegevens die via de API worden verzonden, geldt een bewaartermijn van maximaal 30 dagen, tenzij op verzoek de modus Zero Data Retention (ZDR) is geactiveerd. De gegevens worden niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen: deelname aan trainingsprogramma's zoals het Development Partner Program is uitgesloten en het commerciële API-beleid is van toepassing, dat gebruik voor trainingsdoeleinden uitsluit.

Wanneer de verwerking doorgifte naar derde landen omvat, waaronder de Verenigde Staten (infrastructuur van Google Cloud Platform – us-central1/us-east4), vindt deze doorgifte plaats op basis van de standaardcontractbepalingen die in de contractvoorwaarden zijn opgenomen en van de aanvullende waarborgen uit de verwerkersovereenkomst (DPA), overeenkomstig art. 44 e.v. van de AVG.

Anthropic kan gebruikmaken van subverwerkers, waaronder toonaangevende aanbieders van cloudinfrastructuur en technologiediensten (bijv. Google Cloud Platform, AWS, Cloudflare, Stripe), met inachtneming van de waarborgen uit de AVG. De actuele lijst van subverwerkers is beschikbaar zoals bepaald in de contractuele documentatie van de aanbieder.

Voor meer informatie over hoe Anthropic persoonsgegevens verwerkt, verwijzen we naar het privacybeleid via de volgende link: https://www.anthropic.com/legal/privacy.

De website, het platform en de technische omgevingen die worden gebruikt voor het leveren van de Envify-dienst kunnen ook links bevatten naar websites, applicaties of diensten van derden. Wie deze bronnen bezoekt, verlaat het controledomein van de Aanbieder, die geen enkele verantwoordelijkheid draagt voor de manier waarop deze derden persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en verwerken. We raden je daarom aan hun privacybeleid te lezen voordat je persoonsgegevens verstrekt.

Ten slotte kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan:

1. juridische, fiscale en boekhoudkundige adviseurs, voor doeleinden die verband houden met de naleving van wettelijke verplichtingen of de bescherming van de rechten van de Aanbieder;

2. overheidsinstanties, toezichthouders of organisaties, wanneer de verstrekking vereist is door wettelijke bepalingen, regelgeving of rechtmatige bevelen van de autoriteit.

De persoonsgegevens bedoeld in § 3 worden, met de in dit onderdeel genoemde uitzonderingen, hoofdzakelijk verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Mocht doorgifte aan derde landen nodig zijn, dan zorgt Envify ervoor dat die doorgifte plaatsvindt in overeenstemming met hoofdstuk V van de AVG, door passende juridische instrumenten toe te passen, zoals adequaatheidsbesluiten of modelcontractbepalingen.

De gegevens die na toestemming via de Meta Pixel worden verzameld, kunnen worden doorgegeven aan Meta Platforms, Inc. in de Verenigde Staten. Meta Platforms, Inc. neemt deel aan het EU-U.S. Data Privacy Framework, waarvoor de Europese Commissie op 10 juli 2023 een adequaatheidsbesluit heeft vastgesteld; daarnaast zijn de standaardcontractbepalingen van toepassing die zijn opgenomen in de contractvoorwaarden van Meta.

Evenzo kunnen de gegevens die na toestemming via Google Analytics 4 worden verzameld, worden doorgegeven aan Google LLC in de Verenigde Staten: Google LLC neemt deel aan het EU-U.S. Data Privacy Framework en de voorwaarden van Google Analytics bevatten de standaardcontractbepalingen.

Voor de verwerkingen waarbij Envify optreedt als verwerker, kan de Vennootschap gebruikmaken van subverwerkers (bijv. cloudproviders, diensten voor het versturen van e-mails en uitnodigingen, applicatiemonitoring) die zijn aangesteld overeenkomstig art. 28 van de AVG.

8. HOE LANG GEBRUIKEN WE JE GEGEVENS?

De Aanbieder bewaart de persoonsgegevens van betrokkenen uitsluitend zolang dat nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld en verwerkt, in overeenstemming met de beginselen van opslagbeperking en evenredigheid uit Verordening (EU) 2016/679.

Bij het bepalen van de bewaartermijnen houdt Envify rekening met de aard van de persoonsgegevens, de doeleinden van de verwerking, de duur van de contractuele relatie en de toepasselijke wettelijke en regelgevende verplichtingen. In het bijzonder:

1. de gegevens met betrekking tot het account, de contacten en de contractuele relatie, inclusief door de gebruiker geüploade en gegenereerde gegevens, worden bewaard gedurende de volledige looptijd van de relatie en een daaropvolgende periode van maximaal twee jaar na beëindiging, tenzij een langere bewaartermijn nodig is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen of voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;

2. factuur- en administratieve gegevens worden bewaard gedurende de termijn die de toepasselijke civiele en fiscale wetgeving voorschrijft en in elk geval tien jaar vanaf de boeking;

3. technische en beveiligingsgegevens, waaronder toegangslogs, systeemgebeurtenissen en informatie over de werking van de technische omgevingen en van het platform, worden bewaard zolang dat strikt noodzakelijk is om de beveiliging van de systemen en van de dienst te waarborgen, en in elk geval niet langer dan vierentwintig maanden na beëindiging van de contractuele relatie, onverminderd eventuele verdere wettelijke bewaarplichten.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens gewist of onomkeerbaar geanonimiseerd, tenzij verdere bewaring wettelijk verplicht is of nodig blijkt ter bescherming van de rechten van de Verwerkingsverantwoordelijke.

9. GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING

De Aanbieder deelt mee dat Envify bij het leveren van zijn digitale diensten gebruik kan maken van geautomatiseerde IT-tools, waaronder systemen op basis van AI-technologie, om de werking van de Software te ondersteunen en de gebruikerservaring te verbeteren.

Deze tools worden uitsluitend gebruikt voor technische en operationele doeleinden, zoals bijvoorbeeld het verwerken van tekstuele input, het ordenen van informatie, het optimaliseren van de functies van het Platform en het ondersteunen van de activiteiten die de gebruiker via de Software uitvoert.

De Ontwikkelaar onderwerpt betrokkenen in geen geval aan besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten, waaronder profilering, en die rechtsgevolgen voor hen hebben of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen, op grond van art. 22 van Verordening (EU) 2016/679.

De profilering voor advertentiedoeleinden via de Meta Pixel op de Website vindt uitsluitend plaats na toestemming, heeft alleen betrekking op de selectie van de advertenties die op de platforms van Meta worden getoond en heeft geen rechtsgevolgen voor de betrokkene en treft deze evenmin in aanmerkelijke mate.

De geautomatiseerde verwerkingen door het Platform houden geen bindende beoordelingen, classificaties of beslissingen ten aanzien van gebruikers in en leiden niet tot automatische rechtsgevolgen voor hen. Elk gebruik van output die door geautomatiseerde systemen is gegenereerd, blijft altijd onderworpen aan de beoordeling en verantwoordelijkheid van de gebruiker.

10. HOE BESCHERMEN WE JE PERSOONSGEGEVENS?

Envify neemt passende technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens worden verwerkt met inachtneming van de beginselen van integriteit, vertrouwelijkheid en beschikbaarheid, ter voorkoming van onbevoegde toegang, verlies, vernietiging of onrechtmatige openbaarmaking van de gegevens.

In het bijzonder neemt Envify beveiligingsmaatregelen die passen bij de aard van de verwerkte gegevens en bij de risico's van de verwerking, waaronder, bij wijze van voorbeeld:

1. systemen voor authenticatie en toegangscontrole van het platform en de technische omgevingen die worden gebruikt voor het leveren van de dienst;

2. beveiliging van de IT-infrastructuur, de clouddiensten en de technische accounts die worden gebruikt voor de werking van de AI-agent;

3. registratie en monitoring van toegang, van beveiligingsrelevante gebeurtenissen en van operationele afwijkingen;

4. interne procedures om de vertrouwelijkheid te waarborgen bij medewerkers en externe krachten die bevoegd zijn persoonsgegevens te verwerken.

Envify beperkt de toegang tot persoonsgegevens tot uitsluitend bevoegde personen en binnen de grenzen die strikt noodzakelijk zijn voor hun taken, en zorgt ervoor dat deze personen goed zijn opgeleid en gebonden zijn aan contractuele of wettelijke geheimhoudingsverplichtingen.

De Aanbieder controleert periodiek of de genomen beveiligingsmaatregelen toereikend zijn en past ze aan op basis van technologische ontwikkelingen, de interne organisatie en de vastgestelde risico's, om een beschermingsniveau van persoonsgegevens te waarborgen dat voldoet aan de toepasselijke wetgeving.

11. JE RECHTEN

Op grond van Verordening (EU) 2016/679 kunnen de betrokkenen op wie de door Envify verwerkte persoonsgegevens betrekking hebben, in de gevallen en binnen de grenzen van de toepasselijke wetgeving, de hieronder vermelde rechten uitoefenen.

1. Recht op informatie

Betrokkenen hebben het recht geïnformeerd te worden over het verzamelen en gebruiken van hun persoonsgegevens. Dit recht is een uitwerking van het transparantiebeginsel uit de AVG en wordt ingevuld via dit Beleid en elke andere mededeling op grond van art. 13 en 14 van de Verordening.

2. Recht op inzage in persoonsgegevens

Betrokkenen hebben het recht uitsluitsel te krijgen over het al dan niet verwerken van hun persoonsgegevens en, als dat het geval is, inzage te krijgen in die persoonsgegevens en in de informatie bedoeld in art. 15 van de AVG, evenals een kopie van de verwerkte gegevens.

3. Recht op rectificatie

Betrokkenen hebben het recht op rectificatie van onjuiste persoonsgegevens die op hen betrekking hebben en, met inachtneming van de doeleinden van de verwerking, op aanvulling van onvolledige persoonsgegevens, op grond van art. 16 van de AVG.

4. Recht op gegevenswissing ("recht op vergetelheid")

Betrokkenen hebben het recht om de persoonsgegevens die op hen betrekking hebben te laten wissen in de gevallen bedoeld in art. 17 van de AVG, wanneer er geen gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking voort te zetten. Een verzoek tot wissing kan worden afgewezen wanneer de verwerking noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

5. Recht van bezwaar tegen de verwerking

In de gevallen bedoeld in art. 21 AVG hebben betrokkenen het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens, wanneer de verwerking berust op het gerechtvaardigd belang van de Verwerkingsverantwoordelijke of van derden en er redenen zijn die verband houden met hun specifieke situatie. De mogelijkheid om op elk moment bezwaar te maken tegen verwerking voor marketingdoeleinden blijft onverlet.

6. Recht op beperking van de verwerking

Betrokkenen hebben het recht op beperking van de verwerking in de gevallen bedoeld in art. 18 van de AVG, zoals, bij wijze van voorbeeld, wanneer de juistheid van de gegevens of de rechtmatigheid van de verwerking wordt betwist.

7. Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Betrokkenen hebben het recht de persoonsgegevens die op hen betrekking hebben in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en deze over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, onder de voorwaarden en binnen de grenzen van art. 20 van de AVG. Dit recht geldt uitsluitend voor verwerkingen die via geautomatiseerde procedés worden verricht en die berusten op de uitvoering van een overeenkomst of op de toestemming van de betrokkene.

8. Recht om toestemming in te trekken

Wanneer de verwerking van persoonsgegevens op toestemming berust, heeft de betrokkene het recht die toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking.

De toestemming voor statistische en marketingcookies, inclusief de Meta Pixel, kan op elk moment worden gewijzigd of ingetrokken via de link "Cookievoorkeuren" onderaan elke pagina van de Website.

1. Recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit

Betrokkenen hebben het recht een klacht in te dienen bij de Italiaanse toezichthouder voor gegevensbescherming (Garante per la Protezione dei Dati Personali), gevestigd aan Piazza Venezia nr. 11, Rome, of een procedure te starten bij de bevoegde rechter, wanneer zij menen dat de verwerking van hun persoonsgegevens in strijd is met de toepasselijke wetgeving.

12. CONTACT

Om je rechten uit te oefenen of informatie te vragen over hoe we je persoonsgegevens verwerken, kun je ons mailen op hello@envify.ai. We doen ons best om je te helpen.

Dit Beleid kan in de loop van de tijd worden bijgewerkt of gewijzigd, onder meer als gevolg van wijzigingen in de regelgeving, technologische ontwikkelingen of wijzigingen in de aangeboden diensten. In dat geval wordt de bijgewerkte versie van het Beleid beschikbaar gesteld via de kanalen die voor de dienstverlening worden gebruikt en/of op het platform, met vermelding van de datum van de laatste update. Toestemming van de betrokkene blijft vereist wanneer de wijzigingen betrekking hebben op het soort verwerkte gegevens, de doeleinden of de wijze van verwerking waarvoor de toepasselijke wetgeving toestemming vereist.