Cuestionarios EcoVadis y solicitudes de datos ESG: cómo responder con un agente de IA

Para responder a un cuestionario EcoVadis, a una solicitud de datos de un cliente o a las preguntas ESG de un banco, lo que más tiempo lleva no es redactar la respuesta, sino encontrar el dato correcto y su prueba. Un agente de IA para la sostenibilidad como EVA busca las respuestas en los datos y los documentos de la empresa e indica de dónde sale cada cifra: quien rellena el cuestionario verifica y envía, sin empezar de cero con cada solicitud.

Por qué las solicitudes de datos ESG llegan cada vez más a menudo

Las solicitudes de datos de sostenibilidad ya no llegan solo a las grandes empresas cotizadas. Llegan a las pymes desde tres direcciones, cada una con su formato y su plazo.

• Clientes y empresas líderes de la cadena de suministro. Las grandes empresas miden el Scope 3 y controlan su cadena de suministro: piden a sus proveedores emisiones, políticas y certificaciones, a menudo a través de plataformas como EcoVadis.
• Bancos. Para la financiación piden indicadores ESG con cuestionarios propios. Hablamos de ello en el artículo sobre los cuestionarios ESG de los bancos.
• Licitaciones y convocatorias. Los criterios ambientales y sociales premian a quien documenta consumos, emisiones y políticas.

Las preguntas se parecen mucho, pero cada solicitud las formula de forma distinta: por eso, sin una base de datos única, cada cuestionario se convierte en un pequeño proyecto.

Qué es el cuestionario EcoVadis y qué pide

EcoVadis es una plataforma de rating de sostenibilidad que muchas grandes empresas usan para evaluar a sus proveedores. El proveedor rellena un cuestionario en línea, adjunta los documentos de respaldo y recibe una scorecard con una puntuación de 0 a 100, que el cliente puede consultar. El cuestionario se adapta al sector, tamaño y país de la empresa y abarca cuatro temas, con un total de 21 criterios.

Hay dos reglas que cuentan más que las demás. Las respuestas solo valen si están respaldadas por documentos: una política declarada pero no documentada pesa poco. Y la scorecard es válida doce meses: cada año el cuestionario vuelve, con los datos actualizados.

Las preguntas que se repiten en todos los cuestionarios

Ya sea EcoVadis, el cuestionario de proveedores de un cliente o el de un banco, hay preguntas que siempre se repiten. Casi todas corresponden a una divulgación del estándar VSME: si ya tienes un informe de sostenibilidad, ya tienes buena parte de las respuestas.

Para las emisiones, el método es el del GHG Protocol: encontrarás los pasos, con un ejemplo completo, en el artículo sobre el cálculo del Scope 1 y 2.

Por qué cada cuestionario parece empezar de cero

Si los datos existen, ¿por qué cada cuestionario exige días de trabajo? Casi siempre por los mismos motivos.

• Datos dispersos. Las facturas están en administración, la plantilla en RR. HH., los informes del mantenedor en producción y las políticas en una carpeta compartida.
• Preguntas formuladas de forma distinta. «Consumo energético total», «energía comprada», «MWh por sede»: el mismo dato, pedido de tres maneras.
• Fuentes que no se encuentran. La cifra del año pasado está, pero nadie recuerda de qué archivo salía.
• Respuestas incoherentes. Clientes y bancos distintos reciben cifras ligeramente diferentes para el mismo indicador.

La solución no es rellenar más deprisa, sino tener los datos en un único lugar y poder encontrarlos, con su fuente, cuando llega una pregunta.

Cómo funciona un agente de IA para la sostenibilidad

Un agente de IA para la sostenibilidad es un asistente que trabaja con los datos y los documentos de sostenibilidad de tu empresa: entiende preguntas en lenguaje natural, busca la respuesta en los datos de la plataforma e indica de dónde sale. Es distinto de un chatbot genérico, que no conoce tus consumos y responde de forma genérica.

1. Los datos están en un único lugar. Facturas, registros e informes se cargan en la plataforma y se vinculan a sedes y años.
2. Haz la pregunta como se la harías a un compañero. Puedes pegar la pregunta del cuestionario tal cual, sin saber escribir prompts.
3. Recibe la respuesta con su fuente. Cada cifra llega con el documento o el cálculo del que procede.
4. Verificas y envías. La decisión sobre qué declarar sigue siendo tuya.

EVA, el Envify Virtual Agent, hace exactamente esto: te ayuda a responder a cuestionarios EcoVadis, solicitudes de clientes y de empresas líderes de la cadena de suministro y preguntas de los bancos, responde sobre normativa y metodología y analiza los datos de emisiones, como tendencias, comparaciones entre sedes y anomalías en los consumos.

Trabaja con las mismas garantías que la plataforma: datos alojados y tratados en la UE, de conformidad con el RGPD, acceso limitado a tu organización y registro completo de cada respuesta y de sus fuentes.

Un ejemplo: tres preguntas de cuestionario planteadas a EVA

Estas son tres preguntas tomadas de cuestionarios reales, planteadas a EVA tal cual. Las respuestas son ilustrativas: las cifras son las de la empresa de ejemplo.

En pocos segundos tienes la respuesta y la prueba que adjuntar. Y la próxima vez, cuando otro cliente pida el mismo dato con otras palabras, la respuesta será la misma.

Lo que sigue en manos de las personas

Un agente de IA elimina las búsquedas y las comprobaciones manuales, no la responsabilidad. Hay tres cosas que siguen en manos de las personas.

• Verificar. Cada cifra tiene su fuente: compruébala antes de enviar.
• Decidir qué declarar. Algunas respuestas requieren criterio, por ejemplo sobre objetivos y planes futuros.
• Evitar afirmaciones que no se pueden demostrar. Un claim ambiental que no puedes documentar es un riesgo, también en un cuestionario. Profundiza en el artículo sobre cómo evitar el greenwashing.

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