EcoVadis-vragenlijsten en ESG-dataverzoeken: zo beantwoord je ze met een AI-agent

Bij het beantwoorden van een EcoVadis-vragenlijst, een dataverzoek van een klant of de ESG-vragen van een bank kost niet het schrijven van het antwoord de meeste tijd, maar het terugvinden van het juiste gegeven en het bewijs ervan. Een AI-agent voor duurzaamheid zoals EVA zoekt de antwoorden in de gegevens en documenten van het bedrijf en geeft bij elk getal aan waar het vandaan komt: wie de vragenlijst invult, controleert en verstuurt, zonder bij elk verzoek opnieuw te beginnen.

Waarom ESG-dataverzoeken steeds vaker binnenkomen

Verzoeken om duurzaamheidsgegevens komen niet meer alleen van grote beursgenoteerde bedrijven. Ze bereiken het mkb vanuit drie richtingen, elk met een eigen format en deadline.

• Klanten en ketenregisseurs. Grote bedrijven meten hun Scope 3 en controleren hun toeleveringsketen: ze vragen leveranciers naar uitstoot, beleid en certificeringen, vaak via platforms zoals EcoVadis.
• Banken. Voor financieringen vragen ze ESG-indicatoren op met eigen vragenlijsten. Daarover gaat het artikel over ESG-vragenlijsten van banken.
• Aanbestedingen en subsidies. Milieu- en sociale criteria belonen wie verbruik, uitstoot en beleid kan documenteren.

De vragen lijken sterk op elkaar, maar elk verzoek formuleert ze anders: daarom wordt zonder één centrale database elke vragenlijst een klein project.

Wat is de EcoVadis-vragenlijst en wat vraagt ze

EcoVadis is een platform voor duurzaamheidsratings dat veel grote bedrijven gebruiken om hun leveranciers te beoordelen. De leverancier vult een online vragenlijst in, voegt de onderbouwende documenten toe en ontvangt een scorecard met een score van 0 tot 100, die de klant kan inzien. De vragenlijst is afgestemd op sector, omvang en land van het bedrijf en behandelt vier thema's, met in totaal 21 criteria.

Twee regels wegen zwaarder dan de rest. Antwoorden tellen alleen als ze met documenten onderbouwd zijn: een beleid dat wel verklaard maar niet gedocumenteerd is, weegt weinig. En de scorecard is twaalf maanden geldig: elk jaar komt de vragenlijst terug, met bijgewerkte gegevens.

De vragen die in elke vragenlijst terugkomen

Of het nu gaat om EcoVadis, de leveranciersvragenlijst van een klant of die van een bank: sommige vragen komen altijd terug. Bijna allemaal komen ze overeen met een informatieverstrekking uit de VSME-standaard: wie al een duurzaamheidsrapport heeft, heeft een groot deel van de antwoorden al.

Voor de uitstoot volg je de methode van het GHG Protocol: de stappen, met een volledig voorbeeld, vind je in het artikel over Scope 1 en 2 berekenen.

Waarom elke vragenlijst opnieuw bij nul lijkt te beginnen

Als de gegevens er zijn, waarom kost elke vragenlijst dan dagen werk? Bijna altijd om dezelfde redenen.

• Verspreide gegevens. De rekeningen liggen bij de administratie, het personeelsbestand bij hr, de rapporten van de onderhoudsfirma bij productie, het beleid in een gedeelde map.
• Anders geformuleerde vragen. “Totaal energieverbruik”, “ingekochte energie”, “MWh per vestiging”: hetzelfde gegeven, op drie manieren gevraagd.
• Bronnen die je niet terugvindt. Het getal van vorig jaar is er, maar niemand weet nog uit welk bestand het kwam.
• Inconsistente antwoorden. Verschillende klanten en banken krijgen voor dezelfde indicator net iets andere getallen.

De oplossing is niet sneller invullen, maar de gegevens op één plek bewaren en ze, met de bron, kunnen terugvinden wanneer er een vraag binnenkomt.

Hoe een AI-agent voor duurzaamheid werkt

Een AI-agent voor duurzaamheid is een assistent die werkt met de duurzaamheidsgegevens en -documenten van je bedrijf: hij begrijpt vragen in natuurlijke taal, zoekt het antwoord in de gegevens op het platform en geeft aan waar het vandaan komt. Dat is iets anders dan een algemene chatbot, die je verbruik niet kent en alleen algemene antwoorden geeft.

1. De gegevens staan op één plek. Rekeningen, facturen, registers en rapporten zijn op het platform geladen en gekoppeld aan vestigingen en jaren.
2. Je stelt de vraag zoals aan een collega. Je kunt de vraag uit de vragenlijst zo plakken, zonder dat je prompts hoeft te kunnen schrijven.
3. Je krijgt het antwoord met de bron. Elk getal komt met het document of de berekening waarop het gebaseerd is.
4. Je controleert en verstuurt. De beslissing over wat je verklaart, blijft bij jou.

EVA, de Envify Virtual Agent, doet precies dat: ze helpt bij het beantwoorden van EcoVadis-vragenlijsten, verzoeken van klanten en ketenregisseurs en vragen van banken, beantwoordt vragen over regelgeving en methodologie en analyseert emissiegegevens, zoals trends, vergelijkingen tussen vestigingen en afwijkingen in het verbruik.

Ze werkt met dezelfde garanties als het platform: gegevens gehost en verwerkt in de EU, conform de AVG, toegang beperkt tot je eigen organisatie en een volledig logboek van elk antwoord en de bronnen ervan.

Een voorbeeld: drie vragen uit een vragenlijst voorgelegd aan EVA

Hier zijn drie vragen uit echte vragenlijsten, ongewijzigd voorgelegd aan EVA. De antwoorden zijn illustratief: de getallen zijn die van het voorbeeldbedrijf.

In een paar seconden heb je het antwoord en het bewijs om bij te voegen. En de volgende keer, wanneer een andere klant hetzelfde gegeven in andere woorden vraagt, is het antwoord hetzelfde.

Wat bij de mensen blijft

Een AI-agent neemt het handmatige zoeken en controleren over, niet de verantwoordelijkheid. Drie dingen blijven bij de mensen.

• Controleren. Elk getal heeft zijn bron: controleer die voordat je verstuurt.
• Beslissen wat je verklaart. Sommige antwoorden vragen om een afweging, bijvoorbeeld over doelen en toekomstplannen.
• Onbewijsbare beweringen vermijden. Een milieuclaim die je niet kunt onderbouwen, is een risico, ook in een vragenlijst. Lees meer in het artikel over hoe je greenwashing voorkomt.

Probeer EVA gratis

Wil je zien hoe EVA je helpt bij het beantwoorden van de volgende vragenlijst? Vul het formulier in: we nemen contact met je op en laten je EVA ontdekken, gratis en vrijblijvend. Probeer EVA gratis.

Veelgestelde vragen