Datos ESG: cómo recopilarlos y gestionarlos de forma sencilla y fiable
Las facturas de suministros, las facturas de compra, los formularios de residuos y las nóminas ya contienen casi todos los datos ESG que necesitas. Cómo recopilarlos con un método sencillo, controlarlos y reutilizarlos para informes, bancos y clientes.
Para recopilar datos ESG fiables no hacen falta herramientas complejas: hacen falta una lista clara de los datos, una fuente documental para cada uno, un responsable y unos pocos controles repetidos cada año. Casi todo lo que piden los bancos, los clientes y el estándar VSME ya está en las facturas de suministros, las facturas de compra, los formularios de residuos y los datos del personal. Aquí encontrarás un método práctico en seis pasos.
Qué datos ESG hacen falta de verdad
El primer error es partir de los cuestionarios, uno por uno. Cada solicitud usa palabras distintas, pero las preguntas giran casi siempre en torno a los mismos datos. Conviene partir de un estándar y construir sobre él tu lista. Para una pyme la referencia más adecuada es el VSME del EFRAG, que en el módulo básico cubre energía, emisiones, contaminación, agua, residuos, personal y conducta empresarial.
Para cada dato hacen falta siempre cuatro informaciones: el valor, la unidad de medida, el periodo y el documento del que procede. Este es el mapa de partida:
| Dato | Unidad | Documento de origen | Quién lo tiene normalmente |
|---|---|---|---|
| Energía eléctrica | kWh | Facturas, por cada POD | Administración |
| Gas natural | Smc | Facturas, por cada PDR | Administración |
| Combustible de los vehículos | litros | Facturas de combustible, informes de las tarjetas de combustible | Administración o flota |
| Residuos generados | kg | Formularios de identificación (FIR), registro de entradas y salidas | Responsable de medio ambiente |
| Agua captada | m³ | Facturas del agua, lecturas de los contadores | Administración o mantenimiento |
| Personal | número, horas | Libro de registro de personal, nóminas, registros de formación | Recursos humanos o asesoría laboral |
| Accidentes laborales | número, días | Registro interno, partes al INAIL (el organismo italiano de seguro de accidentes laborales) | Responsable de seguridad |
| Gobernanza | sí o no, texto | Estatutos, código ético, políticas, actas | Dirección |
Asigna fuentes y responsables
Un dato sin responsable tiende a desaparecer al año siguiente. Para cada fila de la tabla decide quién lo aporta, en qué plazo y en qué forma. Bastan unas pocas reglas:
- un responsable por dato, no por área: quien recibe las facturas sube las facturas;
- una carpeta compartida con una estructura fija, por ejemplo año, sede, tipo de documento;
- un coordinador que lo reúne todo, controla que esté completo y sirve de referencia para quien pide los datos;
- un plazo interno que se adelante a los externos: las solicitudes de bancos e inversores llegan a menudo en el primer trimestre.
Para los datos sociales y de gobernanza el trabajo es distinto: cambian poco de un año a otro, pero están repartidos entre personas diferentes. La asesoría laboral tiene la plantilla, los contratos y las horas trabajadas, el responsable de seguridad tiene los accidentes, la dirección tiene las políticas y el código ético. Pide a cada uno un extracto con el mismo formato cada año, así la comparación con el año anterior es inmediata.
Si la empresa tiene varias sedes, añade desde el principio una columna para la sede en cada dato. Te servirá para explicar las variaciones, para los cuestionarios de clientes que piden datos por planta y para evaluar los riesgos climáticos sede por sede.
Recopila a partir de los documentos, no de las estimaciones
La regla más útil es también la más sencilla: cada cifra debe poder remitirse a un documento. Las estimaciones deben usarse solo cuando el dato falta de verdad, y deben declararse como tales.
Algunas precauciones prácticas, documento por documento:
- Facturas de suministros: el periodo facturado a menudo no coincide con el mes natural. Reparte los consumos según los días efectivos y distingue las lecturas reales de las estimadas por el proveedor, que se regularizarán después.
- Facturas de combustible: registra los litros, no solo los euros. El precio cambia; la cantidad es lo que sirve para las emisiones.
- FIR: usa el peso verificado en destino cuando esté disponible y anota el código LER y la operación de destino, valorización o eliminación. Con el RENTRI y el FIR digital estos datos son más fáciles de extraer.
- Personal: fija una fecha de referencia, por ejemplo el 31 de diciembre, y un criterio único por personas o por equivalentes a tiempo completo.
Es también el paso que requiere más tiempo. Con Envify subes facturas de suministros, facturas de compra y FIR tal como están: la AI lee cantidades, periodos y sedes y conserva el vínculo con el documento de origen, así cada cifra sigue siendo verificable.
Controles de calidad que puedes hacer en una hora
Antes de usar los datos, haz cuatro controles: integridad, coherencia de las unidades, verosimilitud y trazabilidad. Estos son los errores más frecuentes y cómo detectarlos:
| Error típico | Cómo darse cuenta | Cómo corregirlo |
|---|---|---|
| Mes que falta en un contador | Cuenta los meses cubiertos de cada POD y PDR: deben ser doce | Recupera la factura que falta o el dato desde el portal del proveedor |
| Unidades mezcladas | Busca valores en MWh entre los kWh, o en toneladas entre los kilos | Convierte todo a la unidad de referencia antes de sumar |
| Consumos duplicados | Compara el total con el año anterior y con el gasto | Elimina facturas rectificativas ya contabilizadas y regularizaciones duplicadas |
| Variaciones sin explicar | Señala las desviaciones fuertes respecto al año anterior, sede por sede | Comprueba si han cambiado la producción, los horarios, las sedes o el proveedor |
| Dato sin fuente | Comprueba que cada valor tenga un documento vinculado | Reconstruye la fuente o marca el valor como estimación |
Anota siempre las correcciones y su motivo. Si algún día un cliente, un banco o un auditor pregunta cómo se ha obtenido una cifra, la respuesta ya estará escrita.
De los datos a los indicadores
Los datos brutos se convierten en indicadores con pocos cálculos, siempre que el método esté declarado. Las emisiones de gases de efecto invernadero, por ejemplo, se obtienen multiplicando los consumos por un factor de emisión según el GHG Protocol: el gas y el gasóleo van al Scope 1, la electricidad comprada al Scope 2. Encontrarás un ejemplo completo en cómo calcular las emisiones a partir de la factura.
Tres precauciones hacen que los indicadores sean comparables en el tiempo:
- Mismo perímetro: indica qué sedes y actividades se incluyen, y señala cada cambio.
- Mismos factores: usa fuentes reconocidas y anota el año de la fuente, actualizándola de forma explícita.
- Indicadores de intensidad: acompaña los valores absolutos con una ratio sobre facturación, producción o empleados, así un crecimiento de la empresa no parece un empeoramiento.
Mantén separados los datos brutos y los resultados de los cálculos. Si el año que viene cambia un factor de emisión o corriges una factura, podrás recalcular los indicadores sin volver a recopilar los documentos.
Organiza el proceso una vez y reutilízalo cada año
El trabajo más pesado es el del primer año. A partir del segundo, con la misma lista de datos, los mismos responsables y los mismos controles, la recopilación se convierte en una actividad ordinaria. Un calendario sencillo funciona así:
- cada trimestre: subes las facturas del periodo y compruebas los meses que faltan;
- a final de año: cierras los datos de personal, residuos y gobernanza;
- en el primer trimestre: calculas los indicadores, los comparas con el año anterior y preparas el informe;
- todo el año: respondes a las solicitudes externas partiendo de la misma base, sin volver a recopilar.
Una base de datos única es también la respuesta más eficaz a los cuestionarios ESG de los bancos y a las solicitudes de los clientes: cambian las preguntas, no las cifras. El VSME no exige una verificación externa, pero unos datos trazables dejan el informe listo también para un control voluntario.
Los datos ESG de una pyme ya están en los documentos de cada día: facturas de suministros, facturas de compra, FIR y datos del personal. Para hacerlos fiables hacen falta una lista basada en un estándar como el VSME, un responsable para cada dato, el vínculo de cada cifra con su fuente y unos pocos controles repetidos cada año.
