ESG-adatok: hogyan gyűjtsd és kezeld őket egyszerűen és megbízhatóan
A közüzemi számlák, számlák, hulladékkísérő lapok és bérjegyzékek már szinte minden szükséges ESG-adatot tartalmaznak. Így gyűjtheted össze őket egyszerű módszerrel, ellenőrizheted, és újra felhasználhatod jelentésekhez, bankoknak és ügyfeleknek.
Megbízható ESG-adatok gyűjtéséhez nem kellenek bonyolult eszközök: kell egy világos adatlista, mindegyikhez egy dokumentumforrás, egy felelős és néhány évente megismételt ellenőrzés. Szinte minden, amit a bankok, az ügyfelek és a VSME szabvány kérnek, már megtalálható a közüzemi számlákban, a számlákban, a hulladékkísérő lapokban és a személyzeti adatokban. Itt egy hatlépéses gyakorlati módszert találsz.
Milyen ESG-adatokra van valóban szükség
Az első hiba az, ha a kérdőívekből indulsz ki, egyenként. Minden megkeresés más szavakat használ, de a kérdések szinte mindig ugyanazon adatok körül forognak. Érdemes egy szabványból kiindulni, és arra építeni a saját listádat. Egy kkv számára a legmegfelelőbb viszonyítási pont az EFRAG VSME szabványa, amely az alapmodulban lefedi az energiát, a kibocsátásokat, a szennyezést, a vizet, a hulladékot, a személyzetet és az üzleti magatartást.
Minden adathoz mindig négy információ kell: az érték, a mértékegység, az időszak és a dokumentum, amelyből származik. Íme a kiinduló térkép:
| Adat | Mértékegység | Forrásdokumentum | Kinél van általában |
|---|---|---|---|
| Villamos energia | kWh | Közüzemi számlák, mérési pontonként (POD) | Pénzügy, adminisztráció |
| Földgáz | Smc | Közüzemi számlák, gázmérési pontonként (PDR) | Pénzügy, adminisztráció |
| Járművek üzemanyaga | liter | Üzemanyagszámlák, üzemanyagkártya-kimutatások | Adminisztráció vagy flottakezelés |
| Keletkezett hulladék | kg | Hulladékkísérő lapok (FIR), hulladéknyilvántartás | Környezetvédelmi felelős |
| Kitermelt víz | m³ | Vízszámlák, mérőóra-leolvasások | Adminisztráció vagy karbantartás |
| Személyzet | létszám, óra | Munkaügyi nyilvántartás, bérjegyzékek, képzési nyilvántartások | HR vagy munkaügyi tanácsadó |
| Munkabalesetek | szám, nap | Belső nyilvántartás, bejelentések az olasz munkabaleset-biztosítónak (INAIL) | Munkavédelmi felelős |
| Irányítás | igen vagy nem, szöveg | Alapító okirat, etikai kódex, szabályzatok, jegyzőkönyvek | Vezetés |
Rendelj hozzá forrásokat és felelősöket
A felelős nélküli adat a következő évben hajlamos eltűnni. A táblázat minden sorához döntsd el, ki szolgáltatja, milyen határidővel és milyen formában. Néhány szabály elég:
- adatonként egy felelős, nem területenként: aki a közüzemi számlákat kapja, az tölti fel őket;
- egy közös mappa rögzített szerkezettel, például év, telephely, dokumentumtípus szerint;
- egy koordinátor, aki mindent összegyűjt, ellenőrzi a teljességet, és kapcsolattartó azok számára, akik adatokat kérnek;
- egy belső határidő, amely megelőzi a külsőket: a bankok és befektetők megkeresései gyakran az első negyedévben érkeznek.
A társadalmi és irányítási adatoknál más a munka: évről évre keveset változnak, de különböző emberek között szóródnak szét. A munkaügyi tanácsadónál van a létszám, a szerződések és a ledolgozott órák, a munkavédelmi felelősnél a balesetek, a vezetésnél a szabályzatok és az etikai kódex. Kérj mindenkitől minden évben azonos formátumú kivonatot, így az előző évvel való összevetés azonnali.
Ha a cégnek több telephelye van, kezdettől fogva adj hozzá minden adathoz egy telephely oszlopot. Szükséged lesz rá a változások magyarázatához, a telephelyenkénti adatokat kérő ügyfélkérdőívekhez és a telephelyenkénti klímakockázatok értékeléséhez.
Dokumentumokból gyűjts, ne becslésekből
A leghasznosabb szabály egyben a legegyszerűbb is: minden számot vissza kell tudni vezetni egy dokumentumra. Becslést csak akkor használj, ha az adat valóban hiányzik, és jelöld is becslésként.
Néhány gyakorlati szempont, dokumentumonként:
- Közüzemi számlák: a számlázott időszak gyakran nem esik egybe a naptári hónappal. Oszd el a fogyasztást a tényleges napokra, és különítsd el a valós leolvasásokat a szolgáltató által becsültektől, amelyeket később elszámolnak.
- Üzemanyagszámlák: a litereket rögzítsd, ne csak az eurót. Az ár változik, a kibocsátásokhoz a mennyiség kell.
- FIR: ha elérhető, a rendeltetési helyen ellenőrzött tömeget használd, és jegyezd fel az EER-kódot (európai hulladékjegyzék) és a kezelési műveletet, azaz hasznosítás vagy ártalmatlanítás. A RENTRI és a digitális FIR révén ezek az adatok könnyebben kinyerhetők.
- Személyzet: rögzíts egy fordulónapot, például december 31-ét, és egységes számítási módot, fejszám vagy teljes munkaidős egyenérték szerint.
Ez a legidőigényesebb lépés is. Az Envifyba úgy töltöd fel a közüzemi számlákat, számlákat és hulladékkísérő lapokat, ahogy vannak: az AI kiolvassa a mennyiségeket, időszakokat és telephelyeket, és megőrzi a kapcsolatot a forrásdokumentummal, így minden szám ellenőrizhető marad.
Egy óra alatt elvégezhető minőségellenőrzések
Mielőtt felhasználod az adatokat, végezz négy ellenőrzést: teljesség, a mértékegységek egységessége, hihetőség és nyomon követhetőség. Íme a leggyakoribb hibák és felismerésük módja:
| Tipikus hiba | Hogyan veszed észre | Hogyan javítod |
|---|---|---|
| Hiányzó hónap egy mérőnél | Számold meg a lefedett hónapokat minden POD-nál és PDR-nél: tizenkettőnek kell lennie | Szerezd be a hiányzó számlát vagy az adatot a szolgáltató portáljáról |
| Kevert mértékegységek | Keress MWh-ban megadott értékeket a kWh-k között, vagy tonnát a kilók között | Összeadás előtt válts át mindent a referencia-mértékegységre |
| Duplán számolt fogyasztás | Vesd össze a végösszeget az előző évvel és a költségekkel | Töröld a már beszámított helyesbítő számlákat és a duplikált elszámolásokat |
| Megmagyarázatlan változások | Jelöld meg az előző évhez képest erős eltéréseket, telephelyenként | Ellenőrizd, változott-e a termelés, a munkaidő, a telephelyek köre vagy a szolgáltató |
| Forrás nélküli adat | Ellenőrizd, hogy minden értékhez kapcsolódik-e dokumentum | Állítsd helyre a forrást, vagy jelöld az értéket becslésként |
Mindig jegyezd fel a javításokat és azok okát. Ha egy nap egy ügyfél, egy bank vagy egy auditor megkérdezi, hogyan született egy szám, a válasz már le lesz írva.
Az adatoktól a mutatókig
A nyers adatokból néhány számítással mutatók lesznek, feltéve, hogy a módszert megadod. Az üvegházhatású gázok kibocsátását például úgy kapod meg, hogy a fogyasztást megszorzod egy kibocsátási tényezővel a GHG Protocol szerint: a gáz és a gázolaj a Scope 1-be, a vásárolt villamos energia a Scope 2-be kerül. Teljes példát találsz a kibocsátások közüzemi számlából való kiszámításáról szóló cikkben.
Három fogás teszi a mutatókat időben összehasonlíthatóvá:
- Azonos kör: add meg, mely telephelyek és tevékenységek tartoznak bele, és jelezz minden változást.
- Azonos tényezők: elismert forrásokat használj, jegyezd fel a forrás évét, és kifejezetten jelezd, ha frissíted.
- Intenzitásmutatók: az abszolút értékek mellé állíts arányszámot az árbevételhez, a termeléshez vagy a munkavállalók számához, így a cég növekedése nem tűnik romlásnak.
Tartsd külön a nyers adatokat és a számítások eredményeit. Ha jövőre változik egy kibocsátási tényező, vagy javítasz egy számlát, újra tudod számolni a mutatókat anélkül, hogy újra összegyűjtenéd a dokumentumokat.
Szervezd meg egyszer a folyamatot, és használd újra minden évben
A legnehezebb munka az első évben van. A második évtől ugyanazzal az adatlistával, ugyanazokkal a felelősökkel és ugyanazokkal az ellenőrzésekkel a gyűjtés rutinfeladattá válik. Egy egyszerű naptár így működik:
- negyedévente: feltöltöd az időszak közüzemi számláit és számláit, és ellenőrzöd a hiányzó hónapokat;
- év végén: lezárod a személyzeti, hulladék- és irányítási adatokat;
- az első negyedévben: kiszámítod a mutatókat, összeveted őket az előző évvel, és elkészíted a jelentést;
- egész évben: a külső megkeresésekre ugyanabból az alapból válaszolsz, újragyűjtés nélkül.
Az egységes adatbázis egyben a leghatékonyabb válasz a bankok ESG-kérdőíveire és az ügyfelek megkereséseire: a kérdések változnak, a számok nem. A VSME nem ír elő külső ellenőrzést, de a nyomon követhető adatok egy önkéntes ellenőrzésre is felkészítik a jelentést.
Egy kkv ESG-adatai már ott vannak a mindennapi dokumentumokban: közüzemi számlákban, számlákban, hulladékkísérő lapokban (FIR) és személyzeti adatokban. Ahhoz, hogy megbízhatók legyenek, kell egy olyan szabványon alapuló lista, mint a VSME, minden adathoz egy felelős, minden szám összekapcsolása a forrásával és néhány évente megismételt ellenőrzés.
