Données ESG : comment les collecter et les gérer de manière simple et fiable
Factures d’énergie, factures, formulaires de suivi des déchets et bulletins de paie contiennent déjà presque toutes les données ESG dont vous avez besoin. Voici comment les collecter avec une méthode simple, les contrôler et les réutiliser pour les rapports, les banques et les clients.
Pour collecter des données ESG fiables, pas besoin d’outils complexes : il faut une liste claire des données, une source documentaire pour chacune, un responsable et quelques contrôles répétés chaque année. Presque tout ce que demandent les banques, les clients et la norme VSME se trouve déjà dans les factures d’énergie, les factures, les formulaires de suivi des déchets et les données du personnel. Vous trouverez ici une méthode pratique en six étapes.
Quelles données ESG sont vraiment nécessaires
La première erreur consiste à partir des questionnaires, un par un. Chaque demande utilise des mots différents, mais les questions tournent presque toujours autour des mêmes données. Mieux vaut partir d’une norme et y construire votre liste. Pour une PME, la référence la plus adaptée est la VSME de l’EFRAG, dont le module de base couvre l’énergie, les émissions, la pollution, l’eau, les déchets, le personnel et la conduite des affaires.
Pour chaque donnée, il faut toujours quatre informations : la valeur, l’unité de mesure, la période et le document dont elle provient. Voici la carte de départ :
| Donnée | Unité | Document d’origine | Qui la détient habituellement |
|---|---|---|---|
| Électricité | kWh | Factures, pour chaque POD | Administration |
| Gaz naturel | Smc | Factures, pour chaque PDR | Administration |
| Carburants des véhicules | litres | Factures de carburant, relevés des cartes carburant | Administration ou gestion de flotte |
| Déchets produits | kg | Formulaires d’identification des déchets (FIR), registre de chargement et de déchargement | Responsable environnement |
| Eau prélevée | m³ | Factures d’eau, relevés des compteurs | Administration ou maintenance |
| Personnel | nombre, heures | Registre unique du personnel, bulletins de paie, registres de formation | Ressources humaines ou gestionnaire de paie externe |
| Accidents du travail | nombre, jours | Registre interne, déclarations à l’INAIL | Responsable sécurité |
| Gouvernance | oui ou non, texte | Statuts, code éthique, politiques, procès-verbaux | Direction |
Attribuez sources et responsables
Une donnée sans responsable a tendance à disparaître l’année suivante. Pour chaque ligne du tableau, décidez qui la fournit, dans quel délai et sous quelle forme. Quelques règles suffisent :
- un responsable par donnée, et non par domaine : celui qui reçoit les factures d’énergie charge les factures d’énergie ;
- un dossier partagé avec une structure fixe, par exemple année, site, type de document ;
- un coordinateur qui rassemble tout, vérifie l’exhaustivité et sert d’interlocuteur à ceux qui demandent les données ;
- une échéance interne qui précède les échéances externes : les demandes des banques et des investisseurs arrivent souvent au premier trimestre.
Pour les données sociales et de gouvernance, le travail est différent : elles changent peu d’une année à l’autre, mais sont dispersées entre différentes personnes. Le gestionnaire de paie dispose des effectifs, des contrats et des heures travaillées, le responsable sécurité des accidents du travail, la direction des politiques et du code éthique. Demandez à chacun un extrait au même format chaque année : la comparaison avec l’année précédente sera immédiate.
Si l’entreprise a plusieurs sites, ajoutez dès le départ une colonne « site » à chaque donnée. Elle vous servira pour expliquer les variations, pour les questionnaires des clients qui demandent des données par établissement et pour évaluer les risques climatiques site par site.
Partez des documents, pas des estimations
La règle la plus utile est aussi la plus simple : chaque chiffre doit pouvoir être rattaché à un document. Les estimations ne doivent être utilisées que lorsque la donnée manque vraiment, et être déclarées comme telles.
Quelques points d’attention pratiques, document par document :
- Factures d’énergie : la période facturée ne coïncide souvent pas avec le mois calendaire. Répartissez les consommations sur les jours effectifs et distinguez les relevés réels de ceux estimés par le fournisseur, qui feront l’objet d’une régularisation.
- Factures de carburant : enregistrez les litres, pas seulement les euros. Le prix change, c’est la quantité qui sert à calculer les émissions.
- FIR : utilisez le poids vérifié à destination lorsqu’il est disponible et notez le code déchet (EER) et l’opération de destination, valorisation ou élimination. Avec le RENTRI et le FIR numérique, ces données deviennent plus faciles à extraire.
- Personnel : fixez une date de référence, par exemple le 31 décembre, et un critère unique, en nombre de personnes ou en équivalents temps plein.
C’est aussi l’étape qui demande le plus de temps. Avec Envify, vous chargez factures d’énergie, factures et FIR tels quels : l’AI lit les quantités, les périodes et les sites et conserve le lien avec le document d’origine, pour que chaque chiffre reste vérifiable.
Des contrôles qualité réalisables en une heure
Avant d’utiliser les données, faites quatre contrôles : exhaustivité, cohérence des unités, plausibilité et traçabilité. Voici les erreurs les plus fréquentes et comment les repérer :
| Erreur typique | Comment la repérer | Comment la corriger |
|---|---|---|
| Mois manquant sur un compteur | Comptez les mois couverts pour chaque POD et PDR : il doit y en avoir douze | Récupérez la facture manquante ou la donnée sur le portail du fournisseur |
| Unités mélangées | Cherchez des valeurs en MWh parmi les kWh, ou en tonnes parmi les kilos | Convertissez tout dans l’unité de référence avant d’additionner |
| Consommations en double | Comparez le total avec l’année précédente et avec la dépense | Supprimez les factures rectificatives déjà comptabilisées et les régularisations en double |
| Variations inexpliquées | Signalez les écarts importants par rapport à l’année précédente, site par site | Vérifiez si la production, les horaires, les sites ou le fournisseur ont changé |
| Donnée sans source | Vérifiez que chaque valeur est reliée à un document | Reconstituez la source ou marquez la valeur comme estimation |
Notez toujours les corrections et leur motif. Si un jour un client, une banque ou un auditeur demande comment un chiffre a été obtenu, la réponse sera déjà écrite.
Des données aux indicateurs
Les données brutes deviennent des indicateurs en quelques calculs, à condition que la méthode soit déclarée. Les émissions de gaz à effet de serre, par exemple, s’obtiennent en multipliant les consommations par un facteur d’émission selon le GHG Protocol : le gaz et le gazole relèvent du Scope 1, l’électricité achetée du Scope 2. Vous trouverez un exemple complet dans comment calculer les émissions à partir de la facture d’énergie.
Trois précautions rendent les indicateurs comparables dans le temps :
- Même périmètre : indiquez quels sites et quelles activités sont inclus, et signalez tout changement.
- Mêmes facteurs : utilisez des sources reconnues et notez l’année de la source, en la mettant à jour de manière explicite.
- Indicateurs d’intensité : associez aux valeurs absolues un ratio rapporté au chiffre d’affaires, à la production ou aux effectifs, pour que la croissance de l’entreprise ne ressemble pas à une dégradation.
Séparez les données brutes des résultats des calculs. Si l’année prochaine un facteur d’émission change ou si vous corrigez une facture, vous pourrez recalculer les indicateurs sans collecter à nouveau les documents.
Organisez le processus une fois, réutilisez-le chaque année
Le travail le plus lourd concerne la première année. À partir de la deuxième, avec la même liste de données, les mêmes responsables et les mêmes contrôles, la collecte devient une activité courante. Un calendrier simple fonctionne ainsi :
- chaque trimestre : vous chargez les factures d’énergie et les factures de la période et vérifiez les mois manquants ;
- en fin d’année : vous clôturez les données du personnel, des déchets et de la gouvernance ;
- au premier trimestre : vous calculez les indicateurs, les comparez avec l’année précédente et préparez le rapport ;
- toute l’année : vous répondez aux demandes externes à partir de la même base, sans tout collecter à nouveau.
Une base de données unique est aussi la réponse la plus efficace aux questionnaires ESG des banques et aux demandes des clients : les questions changent, pas les chiffres. La VSME n’exige pas de vérification externe, mais des données traçables rendent le rapport prêt aussi pour un contrôle volontaire.
Les données ESG d’une PME se trouvent déjà dans les documents du quotidien : factures d’énergie, factures, FIR et données du personnel. Pour les rendre fiables, il faut une liste fondée sur une norme comme la VSME, un responsable pour chaque donnée, le lien entre chaque chiffre et sa source, et quelques contrôles répétés chaque année.
