ESG-Daten: einfach und verlässlich erheben und verwalten
Energierechnungen, Rechnungen, Abfallbegleitscheine und Gehaltsabrechnungen enthalten bereits fast alle ESG-Daten, die Sie brauchen. So erheben Sie sie mit einer einfachen Methode, prüfen sie und verwenden sie für Berichte, Banken und Kunden wieder.
Um verlässliche ESG-Daten zu erheben, brauchen Sie keine komplexen Tools: Sie brauchen eine klare Liste der Daten, eine dokumentarische Quelle für jeden Wert, eine verantwortliche Person und wenige Kontrollen, die jedes Jahr wiederholt werden. Fast alles, was Banken, Kunden und der VSME-Standard verlangen, steckt bereits in Energierechnungen, Rechnungen, Abfallbegleitscheinen und Personaldaten. Hier finden Sie eine praktische Methode in sechs Schritten.
Welche ESG-Daten wirklich gebraucht werden
Der erste Fehler ist, bei den Fragebögen anzusetzen, einer nach dem anderen. Jede Anfrage verwendet andere Worte, aber die Fragen drehen sich fast immer um dieselben Daten. Besser ist es, von einem Standard auszugehen und daraus Ihre Liste aufzubauen. Für ein KMU ist der passendste Bezugsrahmen der VSME der EFRAG, der im Basismodul Energie, Emissionen, Umweltverschmutzung, Wasser, Abfälle, Personal und Unternehmensführung abdeckt.
Für jeden Datenpunkt braucht es immer vier Angaben: den Wert, die Maßeinheit, den Zeitraum und das Dokument, aus dem er stammt. Hier die Ausgangsübersicht:
| Datenpunkt | Einheit | Quelldokument | Wer ihn meist hat |
|---|---|---|---|
| Strom | kWh | Rechnungen, je Zählpunkt (POD) | Verwaltung |
| Erdgas | Smc | Rechnungen, je Gas-Zählpunkt (PDR) | Verwaltung |
| Kraftstoffe der Fahrzeuge | Liter | Kraftstoffrechnungen, Berichte der Tankkarten | Verwaltung oder Fuhrpark |
| Erzeugte Abfälle | kg | Abfallbegleitscheine (FIR), Abfallregister | Umweltbeauftragte(r) |
| Wasserentnahme | m³ | Wasserrechnungen, Zählerstände | Verwaltung oder Instandhaltung |
| Personal | Anzahl, Stunden | Lohnbuch, Gehaltsabrechnungen, Schulungsnachweise | Personalabteilung oder Lohnbüro |
| Arbeitsunfälle | Anzahl, Tage | Internes Register, Meldungen an die INAIL (italienische Unfallversicherung) | Sicherheitsbeauftragte(r) |
| Governance | ja oder nein, Text | Satzung, Verhaltenskodex, Richtlinien, Protokolle | Geschäftsleitung |
Weisen Sie Quellen und Verantwortliche zu
Ein Datenpunkt ohne verantwortliche Person verschwindet tendenziell im Jahr darauf. Legen Sie für jede Zeile der Tabelle fest, wer ihn liefert, bis wann und in welcher Form. Wenige Regeln genügen:
- eine verantwortliche Person pro Datenpunkt, nicht pro Bereich: Wer die Rechnungen erhält, lädt die Rechnungen hoch;
- ein gemeinsamer Ordner mit fester Struktur, zum Beispiel Jahr, Standort, Dokumentart;
- eine koordinierende Person, die alles zusammenführt, die Vollständigkeit prüft und Ansprechpartner für Datenanfragen ist;
- eine interne Frist, die den externen vorausgeht: Anfragen von Banken und Investoren kommen oft im ersten Quartal.
Bei Sozial- und Governance-Daten sieht die Arbeit anders aus: Sie ändern sich von Jahr zu Jahr wenig, sind aber auf verschiedene Personen verteilt. Das Lohnbüro hat Belegschaft, Verträge und geleistete Arbeitsstunden, die Sicherheitsfachkraft die Arbeitsunfälle, die Geschäftsleitung Richtlinien und Verhaltenskodex. Bitten Sie jeden jedes Jahr um einen Auszug im gleichen Format, dann ist der Vergleich mit dem Vorjahr sofort möglich.
Wenn das Unternehmen mehrere Standorte hat, ergänzen Sie von Anfang an für jeden Datenpunkt eine Spalte für den Standort. Sie brauchen sie, um Veränderungen zu erklären, für Kundenfragebögen, die Daten je Werk verlangen, und um die Klimarisiken Standort für Standort zu bewerten.
Erheben Sie aus Dokumenten, nicht aus Schätzungen
Die nützlichste Regel ist auch die einfachste: Jede Zahl muss sich auf ein Dokument zurückführen lassen. Schätzungen sind nur zu verwenden, wenn der Wert wirklich fehlt, und müssen als solche ausgewiesen werden.
Einige praktische Hinweise, Dokument für Dokument:
- Energierechnungen: Der abgerechnete Zeitraum stimmt oft nicht mit dem Kalendermonat überein. Verteilen Sie den Verbrauch auf die tatsächlichen Tage und unterscheiden Sie echte Zählerstände von den geschätzten Werten des Versorgers, die später ausgeglichen werden.
- Kraftstoffrechnungen: Erfassen Sie die Liter, nicht nur die Euro. Der Preis ändert sich, für die Emissionen zählt die Menge.
- FIR: Verwenden Sie, sofern verfügbar, das am Bestimmungsort geprüfte Gewicht und notieren Sie den EER-Code sowie das Entsorgungsverfahren, Verwertung oder Beseitigung. Mit dem RENTRI und dem digitalen FIR lassen sich diese Daten leichter auslesen.
- Personal: Legen Sie einen Stichtag fest, zum Beispiel den 31. Dezember, und ein einheitliches Kriterium nach Köpfen oder Vollzeitäquivalenten.
Dies ist auch der zeitaufwendigste Schritt. Mit Envify laden Sie Energierechnungen, Rechnungen und FIR so hoch, wie sie sind: Die AI liest Mengen, Zeiträume und Standorte aus und bewahrt die Verknüpfung zum Quelldokument, sodass jede Zahl überprüfbar bleibt.
Qualitätskontrollen, die Sie in einer Stunde erledigen
Bevor Sie die Daten verwenden, führen Sie vier Kontrollen durch: Vollständigkeit, Einheitlichkeit der Einheiten, Plausibilität und Rückverfolgbarkeit. Hier die häufigsten Fehler und wie Sie sie abfangen:
| Typischer Fehler | Wie Sie ihn bemerken | Wie Sie ihn korrigieren |
|---|---|---|
| Fehlender Monat bei einem Zähler | Zählen Sie die abgedeckten Monate je POD und PDR: Es müssen zwölf sein | Beschaffen Sie die fehlende Rechnung oder den Wert aus dem Portal des Versorgers |
| Vermischte Einheiten | Suchen Sie nach MWh-Werten zwischen kWh oder Tonnen zwischen Kilogramm | Rechnen Sie vor dem Addieren alles in die Bezugseinheit um |
| Doppelt gezählter Verbrauch | Vergleichen Sie die Summe mit dem Vorjahr und mit den Ausgaben | Entfernen Sie bereits gezählte Korrekturrechnungen und doppelte Ausgleichsbuchungen |
| Unerklärte Veränderungen | Markieren Sie starke Abweichungen gegenüber dem Vorjahr, Standort für Standort | Prüfen Sie, ob sich Produktion, Arbeitszeiten, Standorte oder Versorger geändert haben |
| Wert ohne Quelle | Prüfen Sie, ob jeder Wert ein verknüpftes Dokument hat | Rekonstruieren Sie die Quelle oder kennzeichnen Sie den Wert als Schätzung |
Dokumentieren Sie Korrekturen und ihren Grund immer. Wenn eines Tages ein Kunde, eine Bank oder ein Prüfer fragt, wie eine Zahl zustande kam, ist die Antwort schon aufgeschrieben.
Von den Daten zu den Kennzahlen
Rohdaten werden mit wenigen Berechnungen zu Kennzahlen, vorausgesetzt die Methode ist offengelegt. Treibhausgasemissionen etwa ergeben sich, indem man den Verbrauch mit einem Emissionsfaktor nach dem GHG Protocol multipliziert: Gas und Diesel fallen unter Scope 1, zugekaufter Strom unter Scope 2. Ein vollständiges Beispiel finden Sie unter Emissionen aus der Energierechnung berechnen.
Drei Kunstgriffe machen Kennzahlen über die Zeit vergleichbar:
- Gleicher Umfang: Geben Sie an, welche Standorte und Tätigkeiten einbezogen sind, und weisen Sie auf jede Änderung hin.
- Gleiche Faktoren: Verwenden Sie anerkannte Quellen, notieren Sie das Jahr der Quelle und aktualisieren Sie sie ausdrücklich.
- Intensitätskennzahlen: Stellen Sie den absoluten Werten ein Verhältnis zu Umsatz, Produktion oder Beschäftigten gegenüber, damit Unternehmenswachstum nicht wie eine Verschlechterung aussieht.
Halten Sie Rohdaten und Berechnungsergebnisse getrennt. Ändert sich im nächsten Jahr ein Emissionsfaktor oder korrigieren Sie eine Rechnung, können Sie die Kennzahlen neu berechnen, ohne die Dokumente erneut zu sammeln.
Den Prozess einmal aufsetzen, jedes Jahr wiederverwenden
Die meiste Arbeit fällt im ersten Jahr an. Ab dem zweiten Jahr wird die Erhebung mit derselben Datenliste, denselben Verantwortlichen und denselben Kontrollen zur Routine. Ein einfacher Kalender sieht so aus:
- jedes Quartal: Sie laden die Energierechnungen und Rechnungen des Zeitraums hoch und prüfen fehlende Monate;
- zum Jahresende: Sie schließen die Daten zu Personal, Abfällen und Governance ab;
- im ersten Quartal: Sie berechnen die Kennzahlen, vergleichen sie mit dem Vorjahr und bereiten den Bericht vor;
- das ganze Jahr über: Sie beantworten externe Anfragen auf derselben Grundlage, ohne neu zu sammeln.
Eine einheitliche Datenbasis ist auch die wirksamste Antwort auf ESG-Fragebögen der Banken und Kundenanfragen: Die Fragen ändern sich, die Zahlen nicht. Der VSME verlangt keine externe Prüfung, aber rückverfolgbare Daten machen den Bericht auch für eine freiwillige Prüfung bereit.
Die ESG-Daten eines KMU stecken bereits in den alltäglichen Dokumenten: Energierechnungen, Rechnungen, FIR und Personaldaten. Um sie verlässlich zu machen, braucht es eine Liste auf Grundlage eines Standards wie des VSME, eine verantwortliche Person für jeden Datenpunkt, die Verknüpfung jeder Zahl mit ihrer Quelle und wenige Kontrollen, die jedes Jahr wiederholt werden.
